Een computergestuurd onderhoudsbeheersysteem (CMMS – computerized maintenance management system) dat optimaal geconfigureerd en ingezet wordt, is een krachtig hulpmiddel voor organisaties om de effectiviteit van onderhoud te verbeteren. Om succes te kunnen boeken, is het bdelangrijk om te opteren voor een softwareoplossing die aansluit bij uw behoeften. Maar dat is lang niet alles. Het implementatieproces van een CMMS is net zo belangrijk.

Slechte voorbereiding en implementatie van onderhoudssoftware kan tot ergernissen leiden onder gebruikers en hen ertoe aanzetten de software te weigeren. Dit geeft op zijn beurt aanleiding tot onnauwkeurige gegevens en onbetrouwbare rapportage.

Om maximale waarde uit uw CMMS te halen, is het raadzaam om de implementatiemogelijkheden van leveranciers na te gaan. Wat zijn de kritieke succesfactoren?

1. Focus op waarde

Elk CMMS-implementatieproject dient van start te gaan met een behoeftenanalyse en dient de strategische doelstellingen te definiëren zodat alle projectbeslissingen een toegevoegde waarde creëren voor de organisatie. Dit omvat het ontwikkelen van een onderhoudsconcept, het voorbereiden van schriftelijke normen en procedures afgestemd op uw organisatie, en het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast dienen meetbare doelstellingen te worden gesteld en geschikte prestatie-indicatoren te worden geïdentificeerd.

Zonder een duidelijk waardeframework met de juiste metrics, eindigt CMMS-implementatie maar al te vaak als een assetregister met een helpdesk voor reactief onderhoud. De ervaring leert dat een project-to-value mapping in deze context een handige resource is om alle projectbeslissingen af te stemmen op de organisatiedoelstelingen en KPI’s. Deze mapping zorgt ervoor dat alle doelstellingen vastomlijnd, begrepen en bekendgemaakt zijn en verbetert de projectfocus. Daarnaast vormt het ook de basis voor een performantiedashboard waarmee project-KPI’s kunnen worden gemonitord en snel correctieve maatregelen kunnen worden genomen.

Denk groot, maar begin klein: werk in fasen om te vermijden dat de eerste resultaten te lang op zich laten wachten. Vraag uw CMMS-implementatiepartner om lijsten met waardevolle KPI’s te voorzien en om u doorheen het proces te loodsen.

2. Controle over omvang

Het beheer van projectomvang is een van de grootste uitdagingen van transformatieprojecten. De situatie “zoals die is” in combinatie met de wensen en de verwachtingen van verschillende betrokkenen kan tot een vloedgolf aan vereisten leiden, zonder gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden die moderne CMMS-suites te bieden hebben.

Begin met het doornemen van de bestaande systemen, gegevensbronnen, onderhoudscontracten en processen. Bekijk ook andere domeinen die van automatisering zouden kunnen genieten. Bepaal of workflows voor verbetering vatbaar zijn, en stroomlijn uw processen op basis van best practices uit de sector. Verifieer of een aanbieder ervaring op het vlak van onderhoud bezit en – indien het geval – of best practices doeltreffend in de software zijn geïntegreerd.

Het is raadzaam om de projectomvang nog voor de aanschaf van een oplossing vast te leggen, aangezien de omvang van invloed kan zijn op het selectieproces. Ga voor uzelf na wat u vandaag nodig heeft, maar denk ook aan toekomstige vereisten en integratiebehoeften.

3. Gegevensverzameling

Zonder volledige en nauwkeurige assetgegevens, kan een CMMS zijn doelstellingen niet verwezenlijken. Daarom is het cruciaal om orde op zaken te stellen op het moment van gegevensverzameling. Ga na welke gegevens u al heeft, welke nog ontbreken en hoe u die zal vastleggen. Ontwerp een projectplan en leg een budget vast zodat alle gegevens nog voor de go-live in het systeem kunnen worden geïmporteerd. Let wel op: uw assetstrategie kan maar zo goed zijn als de gegevens waarvan u in de eerste plaats gebruikmaakt.

Ga na of uw softwareleverancier u begeleiding en tools kan bieden. Bij de implementatie van nieuwe CMMS-software, dienen grote gegevensvolumes te worden geïmporteerd. Het platform dient over een gebruiksvriendelijke tool voor datamigratie te beschikken om uiteenlopende gegevens (assets, resources, locaties, contracten, etc.) vanuit Excel snel en op een gestructureerde manier te importeren. Ook gegevens, indelingen en geometrie dient u vanuit CAD/BIM te importeren. Indien assetinformatie ontbreekt of verouderd is – hetgeen bijna altijd het geval is – kunnen mobiele apps de tijd die aan gegevensinvoer (assetinventaris en -conditie, inspecties, voorraadniveaus) wordt besteed aanzienlijk verminderen en de nauwkeurigheid ervan verbeteren.

Het stopt echter niet bij een eenmalige gegevensimport/-export. Onderhoudswerkzaamheden en assets genereren dagelijks grote hoeveelheden gegevens. Zorg ervoor dat technici en eindgebruikers gemakkelijk melding kunnen maken van defecten en operationele gegevens onderweg vanaf een smartphone of tablet kunnen opvolgen. In dat opzicht kan u QR-codes of barcodes aan assets en locaties toekennen. Door deze codes te scannen met behulp van een mobiele app kunnen uw technici in het veld en geautoriseerde derden onmiddellijk toegang verkrijgen tot assetinformatie die ze in real time kunnen updaten. Interventies kunnen eenvoudig worden geregistreerd en voorraadniveaus kunnen automatisch worden aangepast.

4. CMMS-integratie

Om maximale waarde uit CMMS-software te halen, is integratie essentieel. Indien uw CMMS-module deel uitmaakt van een overkoepelend FMIS/IWMS-platform, is sterke integratie met andere modules zoals energiebeheer en facility management een standaardwerkwijze.

Het is belangrijk dat uw leverancier integratie met externe systemen, zoals financiële software en ERP-software, gebouwbeheersystemen (BMS) of IoT-sensornetwerken kan garanderen. Een dergelijke integratie zorgt ervoor dat gegevens doorheen verschillende platformen en touchpoints stromen en zorgt voor een naadloze gebruikerservaring. Bovendien krijgt u ook inzicht in de volledige levenscyclus van assets en geniet u van betrouwbare, globale performantierapportages.

Mocht u onderhoudswerkzaamheden aan derden uitbesteden, dient de contractant idealiter ook geconnecteerd te zijn met het CMMS. Hierdoor kunnen alle partijen informatie uitwisselen via één enkel platform. Dit kan deel uitmaken van de onderhandelingen wanneer u een contractant selecteert.

5. Softwareconfiguratie (en niet -personalisatie)

Bedrijven laten zwaar gepersonaliseerde, aanbiederafhankelijke leveringsmodellen steeds meer achterwege om te opteren voor een flexibel self-servicemodel. Onderhoudsspecialisten verkiezen vandaag standaardsoftware die over geïntegreerde best practices beschikt en configureerbaar is door de eindgebruiker. Gebruikers die de software als te stroef ervaren en vinden dat de software niet op hun manier van werken aansluit, zullen de software negeren en verouderde processen en tools blijven gebruiken.

Configureerbare sjablonen en procesflows zijn daarom de sleutel tot succesvolle CMMS-implementatie. Beoordeel uw behoeften, aangezien configuratiemogelijkheiden van aanbieder tot aanbieder verschillen.

6. Gebruikersaanvaarding en veranderingsmanagement

CMMS-implementatie is een veranderingsproces. Verwacht u dus aan weerstand. Uw nieuwe oplossing mag dan nog zo geweldig zijn, ze zal niet de verwachte resultaten opleveren indien u mensen er niet toe aanzet om de software te aanvaarden en correct te gebruiken.

Houd dus rekening met de bedrijfscultuur en laat iedereen weten waarom u in dit project stapt, vooraleer u de software aan de gebruikers ter beschikking stelt. Besteed bijzondere aandacht aan de hoofdgebruikers die als ambassadeur van het nieuwe systeem zullen fungeren en als eerstelijnsondersteuning zullen optreden. Laat alle betrokkenen zien hoe zij bij de nieuwe software baat zullen hebben.

Een slimme aanpak met vooraf geconfigureerde sjablonen, gebruiksklare rapportage en gebruiksvriendelijke eLearning ondersteunen de gebruikers om snel aan de slag te gaan en de diepte en lengte van de “vallei der wanhoop” te verminderen.

 

CMMS implementation - change cycle

VERANDERINGSCYCLUS

 

7. Continue training en ondersteuning

Zorg ervoor dat gebruikers grondig getraind worden alvorens de software live gaat. Dit is van belang om demotivatie en oppervlakkig gebruik van de software te vermijden. Blijf continu flexibele leermogelijkheden bieden.

Interactieve eLearning is een geweldig middel om de gebruikersaanvaarding te vergroten, om hen in staat te stellen een hoog bekwaamheidsniveau te bereiken en kennisverlies te voorkomen.

CMMS Implementation: eLearning

Gebruik eLearning om gebruikersaanvaarding te vergroten en kennisverlies te voorkomen

Indien u de bovengenoemde implementatieaspecten opvolgt, zal uw investering in CMMS-software sneller renderen.

MCS Solutions behelst een geïntegreerde benadering van technisch onderhoud met in-house onderhoudsexperten, software volgens bewezen best practices en dynamische projectingenieurs. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.