Heel wat veranderingsprojecten of initiatieven om de performantie te verbeteren bereiken hun initiële doelstellingen niet vanwege gebrekkige implementatie.

Dit geldt ook voor facility management-software. Wanneer de resultaten teleurstellend zijn, is dit waarschijnlijk te wijten aan het ‘weglekken’ van waarde tijdens verschillende fasen van het implementatieproces.

Om de meeste waarde uit een facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) te halen, is het daarom raadzaam om de implementatiemogelijkheden van aanbieders nader te bekijken. Wat zijn de kritieke succesfactoren?

1. Focus op waarde

Elk FMIS-implementatieproject zou van start moeten gaan met een behoeftenanalyse en zou de strategische doelstellingen moeten definiëren zodat alle projectbeslissingen een toegevoegde waarde aan de organisatie kunnen bieden. De afwezigheid van een duidelijk waardeframewerk kan mogelijk tot een gebrek aan strategische afstemming, silodenken en niet-afgestemde besluitvorming leiden. Maar al te vaak eindigt FMIS-implementatie als een assetregister met een helpdesk.

Een project-to-value mapping is in deze context een handige resource om alle projectbeslissingen af te stemmen op de organisatiedoelstelingen en KPI‘s. Deze mapping zorgt ervoor dat alle doelstellingen vastomlijnd, begrepen en bekendgemaakt zijn en verbetert de projectfocus. Daarnaast vormt het ook de basis voor een performantiedashboard waarmee project-KPI’s kunnen worden gemonitord en snel correctieve maatregelen kunnen worden genomen.

Vraag uw FMIS-implementatiepartner om lijsten met waardevolle KPI’s te voorzien en om u doorheen het proces te loodsen.

2. Controle over omvang

Het beheer van projectomvang is een van de grootste uitdagingen van transformatieprojecten. De situatie ‘zoals die is’ in combinatie met de wensen en de verwachtingen van verschillende betrokkenen kan tot een vloedgolf aan vereisten leiden, zonder gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden die moderne FMIS-suites te bieden hebben.

Begin met het doornemen van de bestaande systemen, gegevensbronnen en processen, maar bekijk ook andere domeinen die bij automatisering baat zouden kunnen hebben. Bepaal welke functionaliteiten en workflows voor verbetering vatbaar zijn, en stroomlijn processen op basis van best practices uit de sector.

Werk in fasen om te vermijden dat de eerste resultaten te lang op zich laten wachten.

Verifieer of een aanbieder diepgaande FM-kennis bezit en – indien het geval – of best practices doeltreffend in de software zijn geïntegreerd.

3. Softwareconfiguratie en niet -personalisatie

Bedrijven laten zwaar gepersonaliseerde, aanbiederafhankelijke leveringsmodellen steeds meer achterwege om te opteren voor een flexibel self-servicemodel. Het is belangrijk om standaardsoftware te vinden die over geïntegreerde best practices beschikt en configureerbaar is door de eindgebruiker. Gebruikers die de software als te stroef ervaren en die vinden dat de software niet op hun manier van werken aansluit, zullen de software negeren en verouderde processen en tools blijven gebruiken.

Configureerbare sjablonen en procesflows zijn daarom de sleutel tot succesvolle FMIS-implementatie. Beoordeel uw behoeften, aangezien configuratiemogelijkheiden van aanbieder tot aanbieder verschillen.

4. Integratie

Om facility management-software zo goed mogelijk te benutten, is het belangrijk dat verschillende domeinen gaande van FM tot vastgoed, energie, ruimte en onderhoud met elkaar worden geïntegreerd. FMIS-software wordt best in fasen geïmplementeerd: begin met de belangrijkste focusgebieden en breid de oplossing uit wanneer uw organisatie daar klaar voor is. Een modulair, goed geïntegreerd platform, voorzien van mobiele apps, stelt u in staat om in de huidige en toekomstige behoeften te voorzien.

Integratie met externe systemen, zoals tools voor samenwerking tussen teams, financiële software en ERP-software, BIM/GIS, gebouwbeheersystemen (BMS) of sensornetwerken (IoT), is net zo belangrijk. Een dergelijke integratie zorgt ervoor dat gegevens doorheen verschillende platformen en touchpoints stromen en zorgt voor een naadloze gebruikerservaring. Daarnaast kunt u ook genieten van betrouwbare, globale performantiemogelijkheden.

Verifieer bij het vergelijken van het aanbod van verschillende aanbieders of zij krachtige integratiemogelijkheden bieden, zoals standaardwebservices en een integratiecloud (iPaaS).

5. Gegevensbeheer

Bij de implementatie van nieuwe FMIS-software moeten grote gegevensvolumes, waaronder gebouwenportfolio‘s, technische assets, een servicecatalogus, enz. worden geïmporteerd. Het platform dient over een gebruiksvriendelijke tool voor datamigratie te beschikken om uiteenlopende gegevens snel en op een gestructureerde manier te importeren.

Het stopt echter niet bij gegevensimport/-export. Veelvoorkomende uitdagingen van gegevensbeheer zijn inconsistente gegevensdefinities, onduidelijke gegevenseigendom en ongewenste impact van veranderingen op aanverwante processen of rapportagekwaliteit.

Gebrekkige gegevenskwaliteit brengt het monitoren van de performantie en resultaten in gevaar. Vraag aan uw softwareaanbieder of zij de rol van gegevensbeheerder op zich kunnen nemen.

6. Gebruikersaanvaarding en veranderingsmanagement

FMIS-implementatie is een veranderingsproces. Verwacht u dus aan weerstand. Uw nieuwe oplossing mag dan nog zo geweldig zijn, ze zal niet de verwachte resultaten leveren indien u mensen er niet toe aanzet om de software te aanvaarden en correct te gebruiken.

Houd dus rekening met de bedrijfscultuur en laat iedereen weten waarom u in dit project stapt, vooraleer u de software aan de gebruikers ter beschikking stelt. Besteed bijzondere aandacht aan de voornaamste gebruikers die als ambassadeur van het nieuwe systeem zullen fungeren en als eerstelijnsondersteuning zullen optreden. Laat alle betrokkenen zien hoe zij bij de nieuwe software baat zullen hebben.

Een slimme aanpak met vooraf geconfigureerde sjablonen, gebruiksklare rapportage en gebruiksvriendelijke eLearning ondersteunt de gebruikers om snel aan de slag te gaan en de diepte en lengte van de “vallei der wanhoop” te verminderen.

VERANDERINGSCYCLUS

7. Continue training en ondersteuning

Zorg ervoor dat u de gebruikers grondig traint vóór de software gelanceerd wordt om afwijzing en oppervlakkig gebruik van de software te vermijden. Blijf continu flexibele leermogelijkheden bieden.

Interactive eLearning is een geweldig huplmiddel om de gebruikersaanvaarding te vergroten, om gebruikers in staat te stellen om een hoog bekwaamheidsniveau te bereiken en kennisverlies te voorkomen.

Richt na de lanceringsdatum een toegewijd team voor eindgebruikerondersteuning in. Licht duidelijk hun ondersteuningsrol en beschikbaarheid voor de gebruikers in deze cruciale periode toe. Organiseer feedbacksessies en zorg ervoor dat gebruikers eenvoudig hun bezorgdheid kunnen uiten en vragen kunnen stellen.

Conclusie: Indien u de bovengenoemde implementatieaspecten opvolgt en uw aanbieder zorgvuldig selecteert, zal uw investering in FMIS-software sneller renderen ten gunste van de organisatie en de werknemers.

Neem gerust contact met ons op indien u meer informatie wenst.