Vastgoedbeheer vertegenwoordigt significante kosten en er moet kritisch naar worden gekeken wanneer het gaat om efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen.

Facilitair beheer (FM) is vaak de tweede kostenfactor van een organisatie en van vitaal belang; hoe kan deze investering het beste worden gemanaged?

Met krimpende budgetten moeten gebouwen toch in fundamentele bedrijfsbehoeften voorzien – voor het personeel dat erin werkt. Facilitair beheer speelt een vitale rol in het soepele beheer van vastgoed en beïnvloedt de efficiëntie van een gebouw en werkomgeving, evenals de productiviteit en het welzijn van de medewerkers.

Uw investeringen beheren

Facilitaire diensten – waaronder schoonmaak, onderhoud en catering – worden normaal gesproken uitbesteed. De uitbestedingsmethode hangt af van de grootte van het vastgoedportfolio en de bedrijfsstrategie voor het beheer van niet-essentiële zakelijke activiteiten.

Deze diensten kunnen worden uitbesteed aan gespecialiseerde aanbieders, zoals toegewijde ingenieurs- of schoonmaakbedrijven. Alternatief kunnen ze worden uitbesteed aan een enkele FM-aanbieder, hetgeen het voordeel kan hebben van wereldwijde expertise en reikwijdte – bekend als ‘Integrated Facility Management’ (IFM).

Belangrijke overwegingen bij uitbesteding

Wanneer de beslissing is genomen om FM uit te besteden, is het de verantwoordelijkheid en rol van de FM-aanbieder om direct toezicht te houden op essentiële werkzaamheden en dagelijkse operaties. Er rust echter nog steeds een significante last op de schouders van de klantorganisatie, die de resultaten van de gekozen aanbieder moet managen.

Wanneer er wordt uitbesteed, in het bijzonder via IFM-contracten, is het essentieel om duidelijke kernprestatie-indicatoren (KPI’s) en serviceniveau-overeenkomsten (SLA’s) vast te leggen. Kwaliteitscontrole van dienstverlening is essentieel.

IFM-contracten specificeren normaal gesproken de maximale interventietijden voor primaire diensten en houden rekening met passende compensatie voor gemiste doelen. Het is belangrijk om de uitvoering nauwkeurig in de gaten te houden tegen overeengekomen SLA’s en voortdurend gebieden voor verbetering te identificeren.

Controle nemen over FM

Het management van een complexe vastgoedoperatie vereist diepe inzichten voor prestatieverbeteringen van zowel de FM-dienstverlener als de klant. Het is cruciaal voor het controleren van diensten om een kwaliteitsmaatstaf bij te houden en dit kan worden bereikt met een FMIS-hulpmiddel (facilitair managementinformatiesysteem) langs de kant van de klant.

Een overzichtelijke, geavanceerde FMIS-oplossing stelt een organisatie in staat om controle uit te oefenen over FM-diensten door de resultaten, kwaliteit en tijdigheid te meten in overeenstemming met geaccepteerde standaarden en SLA’s.

Het geeft ook toegang om overzichten en gecentraliseerde planning van resources en activiteiten te verwerken, hetgeen bedrijven in staat stelt om hun eigen gegevens te controleren en meer kennis te hebben van hun servicebehoeften. Dit geeft een betere positie bij het onderhandelen van bestaande contracten of het garanderen van servicecontinuïteit wanneer leveranciers in de toekomst worden vervangen.

De evolutie van FM door slimme gebouwen

Dienstverlening in gebouwen wordt historisch uitgevoerd op basis van vaste plannen en intervallen, en niet op basis van daadwerkelijk gebruik. De verschuiving weg van dit model vereist de installatie van sensornetwerken en slimme gebouwentechnologieën. Dit geeft organisaties toegang tot krachtige onderhandelings- en rapportagecapaciteiten en grote volumes van realtimegegevens.

In combinatie met gegevens van uw FMIS-software en feedback van de gebruiker, kan deze ‘big data’ worden gebruikt om toekomstig gebruik te voorspellen en diensten in te zetten waar die het meest nodig zijn. Slimme gebouwen gaan een stap verder met FM-controle door analyse die verder gaat dan vaste plannen en intervallen.

MCS Solutions heeft geïntegreerde FMIS-software en slimme gebouwenoplossingen ontwikkeld die organisaties overal ter wereld in staat stellen om proactief gebouwenportfolio’s en aanverwante diensten te managen. Het team staat dit jaar op de Facilities Show in Londen van 21 tot en met 23 juni. Klik hier voor meer informatie over myMCS en hoe het kan helpen bij het managen van FM.