Veel facility teams monitoren problemen en organiseren het werk nog steeds aan de hand van e-mails, spreadsheets en afzonderlijke tools die niet ontworpen zijn voor gebouwbeheer en facility management. Dat maakt het lastig om tickets en werkuitvoering op te volgen en onmogelijk om de performantie te meten.

Geïntegreerde FM-software (ook wel CAFM of FMIS) pakt deze pijnpunten aan. Hieronder volgt een korte bespreking van de typische onderdelen van een facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) en de problemen die het oplost:

ASSETMONITORING

  • Het monitoren van uw geïnstalleerde apparatuur is een hele inspanning vanwege constante veranderingen in het veld.
  • Het gebruiken van mobiele apps om niet alleen de inventaris aan installaties up-to-date te houden maar ook om hun huidige conditie te meten kan een waardevolle bijdrage leveren aan onderhoudsplanning en -budgettering.

HELPDESK

  • Het capteren van tickets en aanvragen neemt meer tijd in beslag dan zou moeten; de gebrekkige invoer van tickets leidt tot tijdverlies nog voor het werk van start kan gaan.
  • Het gebruiken van een sjabloongebaseerd web- of mobiel self-serviceportaal verhoogt de nauwkeurigheid en bespaart tijd zodat tickets sneller kunnen worden afgehandeld.

WERKBONNEN

  • Werkbonnen worden uitgestuurd met onvoldoende informatie of toegang tot relevante gegevens; het vertrouwen op parate kennis van het FM-personneel veroorzaakt menselijke fouten; en medewerkers in het veld zonder mobiele tools plannen hun werk op basis van achterhaalde informatie.
  • Het verzenden van taken met checklists naar interne en externe technici met behulp van een mobiele app zorgt ervoor dat zij sneller en beter kunnen werken. Het is ook mogelijk tijd op werklocaties te monitoren en servicegerelateerde kosten op basis van een centrale catalogus te beheren.

TOEWIJZING VAN RESOURCES

  • Het plannen en inplannen van het werk in meerdere locaties kan complex zijn; hoe op de hoogte blijven van veranderende resources en vaardigheden, openingsuren van gebouwen, en de geografische nabijheid van werklocaties?
  • Geavanceerde tools voor resourceplanning kunnen al deze informatie automatisch verwerken en planners helpen om de optimale resources voor elke taak te vinden.

VOORRAADBEHEER

  • Zonder een goed overzicht van het facilitaire bestand is het moeilijk om voorraden voldoende hoog te houden, waardoor technici tijd verspillen omdat reserveonderdelen niet beschikbaar zijn wanneer ze die nodig hebben.
  • Voorraadbeheersoftware stelt facility teams in staat om voorraden centraal en met een minimum aan administratie op te volgen en te beheren, waardoor technici eenvoudig toegang krijgen tot het materiaal dat zij nodig hebben. Door het inzetten van een mobiele app kan dat zelfs worden doorgetrokken naar onbemande of virtuele magazijnen zoals de bestelwagens van technici.

NALEVING

  • Om aan de nalevingsvereisten te kunnen voldoen, moeten technici gestandaardiseerde procedures opvolgen; organisaties vertrouwen te vaak op de kennis van de technicien.
  • Het voorzien van vooraf opgestelde standaardchecklists die gemakkelijk te gebruiken zijn door technici in het veld ondersteunt het naleven van regelgevingen, normen en best practices.

KWALITEITSMONITORING

  • Een groot probleem is het niet kunnen monitoren van de serviceuitvoering ten opzichte van de contractuele SLA-overeenkomsten.
  • FMIS-software maakt het mogelijk om KPI‘s en serviceniveau-overeenkomsten te configureren en monitoren en rapporten te genereren om performantie en SLA-naleving op te volgen.

GEBRUIKERSFEEDBACK

  • Facility managers hebben een voortdurend gebrek aan gebruikersfeedback; jaarlijkse algemene tevredenheidsonderzoeken zijn onvoldoende om de gebruikerservaring te monitoren en problemen aan te pakken wanneer die zich voordoen.
  • Facility managers kunnen feedback frequenter vastleggen op het niveau van de gebruiker met behulp van “tevreden of niet”-mobiele apps en -touchscreens verspreid in het gebouw.

Wilt u graag meer te weten komen? Neem contact met ons op en dan komen wij op uw vraag terug.