Er is overweldigend bewijs dat de werkplekomgeving – het kantoorgebouw – de gezondheid, het welzijn en de productiviteit van de medewerkers beïnvloedt. Onderzoek van Sodexo/RICS 2015 bevestigt bijvoorbeeld dat een verbeterde werkomgeving een directe positieve invloed heeft op de productiviteit van medewerkers.

Omdat personeelskosten meestal 90% van de bedrijfskosten uitmaken, is alles wat de productiviteit van medewerkers beïnvloedt van groot belang voor iedere organisatie. Hoe voor de hand liggend het ook mag klinken, de realiteit is vaak anders, met werkomgevingen die niet goed aansluiten bij, laat staan voorzien in de verwachtingen van moderne medewerkers op het gebied van flexibiliteit, samenwerking en dienstverlening.

Er zijn een aantal kwesties die de prestaties van een medewerker op het werk beïnvloeden. Van niet in staat zijn om een geschikte ruimte te vinden om een vertrouwelijk gesprek met een cliënt te hebben tot het vinden van collega’s in het gebouw. Deze vermijdbare problemen resulteren in tijdverspilling en verminderde productiviteit. Andere problemen voor gebouwen zijn bijvoorbeeld temperatuur, luchtkwaliteit, lawaai en verlichting. De World Green Building Council heeft in 2014 een rapport gepubliceerd dat aantoont dat deze elementen een significante invloed op gebruikerservaring en werkplektevredenheid hadden. Blootgesteld zijn aan lawaai leidt bijvoorbeeld tot een prestatievermindering van 66%.

Focus op gebruikerservaring

Om de gebruikerservaring te verbeteren, is het belangrijk dat facilitaire managers niet meer reactief zijn maar problemen op proactieve wijze anticiperen en oplossen. Drie sleutelgebieden die voor de gebruikers kunnen worden verbeterd zijn werkplekontwerp, dienstverlening en gebruikershulpmiddelen en -interacties.

Managers wordt geadviseerd om de volgende drie stappen te volgen, te beginnen met het meten van klantentevredenheid om te bepalen waar verbeteringen nodig zijn. Dit kan worden bereikt door een aantal hulpmiddelen waaronder werkplekenquêtes (bijv. Leesman Index), die helpdeskklachten analyseren, en micropolling, d.w.z. gebruikers van gebouwen aanmoedigen om direct feedback te geven over hun werkplekervaring met een ‘like’ of ‘dislike’, met behulp van knoppen in ‘Facebook-stijl’.

Na de analyse van de beschikbare informatie, moet het facilitair personeel beginnen met het management van de drivers van tevredenheid. Door draadloze sensoren te installeren, verzamelen ze realtimegegevens die hen in staat stellen gerichte diensten te verlenen op basis van gebruik en activiteiten in het gebouw, en om het ruimtegebruik te optimaliseren. Een sensor die bijvoorbeeld een bezette vergaderzaal laat zien, kan een trigger zijn voor een werkopdracht voor het schoonmaken van die ruimte nadat de bijeenkomst is afgelopen.

Om deze focus op de gebruikerservaring te behouden en transparantie te vergroten, moeten organisaties mobiele en webapplicaties introduceren, evenals slimme displays en interactieve kiosken. Deze interactieve hulpmiddelen stellen gebruikers in staat om de door de sensoren verzamelde gegevens te benaderen en te gebruiken om erachter te komen waar er een lege stoel in het gebouw is of waar een vergaderruimte kan worden gebruikt.

Ten slotte, na het implementeren van deze benadering, moeten managers diepe analyse en gegevensvisualisatie gebruiken om sensor- en back-officegegevens te correleren en proactief te werken aan het verbeteren van de gebruikerservaring.

Meerdere voordelen

Het gebruik van sensoren verbetert niet alleen de gebruikerstevredenheid maar ook de kosten van gebouwbeheer. Sensoren kunnen bedrijven 15% van de schoonmaakkosten besparen, terwijl werkplekbezettingsgraadsystemen die medewerkers helpen om lege stoelen sneller te vinden een organisatie het equivalent van € 10.000 per jaar en verloren productiviteit kunnen besparen.

Onze visie is dat in de toekomst het managen van gebruikerservaring veel geavanceerder zal zijn, met facilitaire managers die virtuele privé-assistenten introduceren die de gedragspatronen van individuen analyseren en hen begeleiden om deze behoefte zo goed mogelijk te anticiperen en bevredigen. Dit soort slimme technologie zal in staat zijn om een gebouw voor gebruikers te optimaliseren als nooit tevoren.

Voor meer informatie over MCS’ werkplekbeheersensoren en hoe ze de gebruikerservaring verbeteren, kunt u hier terecht.