Het vinden van een beschikbare vergaderzaal in een kantoorgebouw is voor velen een ergernis. Zelfs wanneer formele processen operationeel zijn, zijn ze vaak niet betrouwbaar. Deelnemers aan de vergadering arriveren te laat en vergaderingen lopen uit waardoor er conflicten ontstaan met latere slots. En wanneer u dan eindelijk de zaal betreedt, blijkt die niet voldoende te zijn uitgerust voor uw vergadering. Er kan heel wat waardevolle tijd verloren gaan en frustraties lopen op. Bovendien kunnen gasten van buitenaf er slechte herinneringen aan overhouden.

De komst van een slimme benadering voor zalenreservering pakt deze problemen en meer aan. Een reservatie- en receptieoplossing biedt één aanspreekpunt van de eerste fase van reserveren tot aan de vergadering. De mogelijkheid om zowel huidige als toekomstige gebruikers up-to-date te houden terwijl andere diensten worden geïntegreerd, biedt een groot aantal efficiëntieverbeteringen.

Slimme benadering van zalenreservering en gebruikerservaring

Een slimmer geautomatiseerd reservatieproces komt de eindgebruiker uiteraard ten goede. Het voorzien van verschillende touchpoints maakt flexibel reserveren mogelijk, terwijl een benadering waarin één enkele oplossing centraal staat conflicten tussen reserveringen onderling voorkomt.

Het is voor een oplossing voor slim reserveren essentieel dat gebruikers op weg naar hun werk via een mobiele app kunnen reserveren. Bij aankomst kunnen ze vanaf een staande kiosk de status van de zaal controleren. Of ze kunnen vanaf hun e-mailprogramma reserveren en gelijktijdig uitnodigingen versturen. Ze weten dat de zaal op tijd beschikbaar zal zijn en beschikken over de juiste uitrusting al naargelang hun specifieke wensen.

Maar de organisatorische voordelen van de ‘back-end’ zijn even belangrijk. De gegevens die uit deze reserveringen en het gebruik van zalen voortvloeien, kunnen de dienstverlening ondersteunen. Gegevensverzameling ondersteunt bovendien de facility manager en leidinggevenden bij het nemen van beslissingen.

Een onmiddellijk effect wordt waargenomen op de aanvullende diensten die samen met vergaderingen worden geboekt. De organisator van de vergadering heeft vaak IT-diensten en uitrusting zoals projectoren en kabels nodig. Consumpties zijn ook een must, en gaan van verse producten tot kannen water, of zelfs een mobiel koffieapparaat.

Het draait hier niet simpelweg om verbeteringen van de gebruikerservaring, maar vaak om de fundamenten van een succesvolle vergadering. Voor afdelingen zoals catering en IT, is de standaardisatie en automatisering van deze verzoeken bijzonder nuttig.

De oplossing voor reservatiebeheer kan een serviceorder triggeren op een bepaald tijdstip voorafgaand de reservering. Het vooraf versturen van een order stelt de betrokken afdelingen in staat om zich voor te bereiden. Schoonmaakprogramma’s kunnen ook aangepast worden afhankelijk van het werkelijke gebruik, waardoor er vaker kan worden schoongemaakt op een zeer drukke dag.

Hospitality management en dienstverlening

Het gebruik van reservatiebeheer bovenop bezoekersbeheer biedt eveneens ondersteuning aan receptionisten en verbetert de gebruikservaring voor bezoekers. Met behulp van een lijst met arriverende bezoekers en geautomatiseerde aankondigingen kan de receptionist de gast welkom heten. Tegelijk wordt een automatische sms naar de organisator van de vergadering verstuurd om hem te verwittigen van de arriverende gast. Aangezien het aanmeldingsproces ook via een kiosk beschikbaar is, kan de receptionist aanvullende instructies voorzien of andere taken verrichten.

Reservatiebeheer is ook van onschatbare waarde voor de berekening van kosten. Door de integratie met bestaande ERP-software kunnen deze gegevens worden geëxporteerd, of het kan worden gebruikt als onafhankelijke functie van de software.

De kosten kunnen automatisch bij levering in rekening worden gebracht, waarbij voorraadniveaus worden berekend en aangepast. Met het opvolgen van resources wordt de inhoud van de zaal aangepast en wordt er bijgehouden waar uitrusting werd afgeleverd en hoeveel er nog ‘in voorraad’ is.

Deze schat aan gegevens is uitermate nuttig voor facility managers. Samen met gelijkaardige gegevensverzameling van andere sensoren en bronnen binnen het gebouw kunnen de gegevens geanalyseerd worden om gebruikskosten en -patronen te achterhalen.

Ruimtebeheer

Wanneer een zaal minder wordt gebruikt dan een andere kan het nuttig zijn om te achterhalen wat hiervoor de reden is. Een voor de hand liggend probleem zoals opeenvolgende orders voor een extra projector of scherm kunnen erop wijzen dat de standaarduitrusting van de zaal vervangen moet worden. Een ander scenario is nog gebruikelijker: een vergaderzaal waar 12 personen kunnen plaatsnemen wordt bijvoorbeeld vaak voor slechts de helft van dit aantal geboekt.

Met deze gegevens kan u algemene patronen waarnemen en gaan experimenteren. Dit is uitermate nuttig voor ruimtebeheer. De oplossing voor reservatiebeheer geeft een gedetailleerd beeld van de evolutie van de bezettingsgraad van zalen na verloop van tijd.

Door deze gegevens te visualiseren, worden tendensen en onregelmatigheden blootgelegd. Op basis van deze gegevens kunnen acties worden ondernomen zoals het aansporen van werknemers om zalen met een geschikte capaciteit te reserveren. Op lange termijn kan het nuttig zijn om een grote ruimte in twee kleinere vergaderzalen op te splitsen.

slimme benadering voor zalenreservering en bezettingsanalyse

Bezetting van een vergaderzaal weergegeven in een heatmap

 

Dezelfde principes kunnen op omgevingsgegevens worden toegepast. Wanneer mensen de temperatuur in een ruimte voortdurend aanpassen naar een vergelijkbaar niveau, kan dit een grotere verandering in het gebouw teweegbrengen. Een vergaderzaal die regelmatig kouder is dan andere en die ook minder frequent gebruikt wordt, heeft mogelijk een betere verwarming nodig. Tevredenheidsscores die bij het verlaten van de zaal worden gegeven, kunnen aan een reeks factoren worden gecorreleerd door middel van FM-analyse en machine learning, waardoor interessante conclusies kunnen worden getrokken.

Sommige van deze aspecten kunnen automatisch gedetecteerd en gewijzigd worden afhankelijk van de omstandigheden. Verlichting en verwarming kunnen automatisch worden uitgeschakeld wanneer een zaal niet in gebruik is, terwijl voorstellen kunnen worden gedaan om extra uitrusting te boeken al naargelang de vraag. Een wisselende populariteit van bepaalde consumpties kan wijzigingen teweegbrengen in de voorraad en bereiding van bepaalde producten, of kan leiden tot de vaste installatie van een koffieapparaat.

Smart working

De combinatie van sensoren en live toepassingen hebben al een revolutie teweeggebracht op het vlak van reserveringen, en zal innovatie binnen facility management verder blijven stimuleren. Mobiele technologieën, monitoring en de mogelijkheid om grote volumes aan gegevens te analyseren zullen allemaal de manier waarop werknemers met een gebouw interageren en met hun dagelijkse taken omgaan, compleet veranderen.

Door het Internet of Things dat nog maar net de juiste koers vaart en bedrijven die meer aandacht beginnen te besteden aan gebruikerspersonalisatie, zal in de nabije toekomst mogelijk een nog belangrijkere opwaartse trend in efficiëntie en productiviteit merkbaar zijn.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over slimme reserveringen ondersteund door sensoren en optimalisatie van het ruimtegebruik.