Het implementeren van één enkele softwareoplossing voor meerdere taken kan op verschillende vlakken binnen een gebouw tijd besparen. Om hospitality management vlot te laten verlopen, dienen toepassingen die oorspronkelijk afzonderlijk werden gebruikt te worden gecombineerd: een tool voor bezoekersbeheer en een tool voor vergaderbeheer. Door te kiezen voor één enkele oplossing kunnen transities worden geautomatiseerd en onzekerheden worden gemeden, waardoor iedereen aanzienlijk vereenvoudigde processen geniet.

Bezoekersbeleving

Tegenwoordig is het ontvangen van bezoekers voor heel wat kantoren een lastig proces, dat gepaard gaat met communicatie tussen meerdere afdelingen. Een enkele persoon of een groep arriveert mogelijk zonder te weten waar te parkeren of vindt geen parkeerplaats. Ze kunnen moeilijkheden ondervinden bij het lokaliseren van de receptie, en eens ze er zijn aangekomen, lukt het hen niet om zich aan te melden.

Te moeten wachten op iemand die hen ontvangt kan het gebrek aan waardering verergeren. Erger nog, bezoekers worden mogelijk genoodzaakt zonder de juiste instructies hun weg te vinden naar de vergaderzaal of andere diensten. Deze ervaring mag dan wel algemeen gebruikelijk zijn, maar zowel de bezoekers als het bedrijf raken hierdoor gefrustreerd. Gasten voelen zich verwaarloosd en het proces neemt meer tijd in beslag dan zou moeten, waardoor kostbare tijd verloren gaat.

Een goede oplossing voor hospitality management dient daarom consequent als referentiepunt te worden ingezet doorheen het hele bezoekers- en reservatiebeheerproces. Het gebruiken van één enkele end-to-end-oplossing zorgt voor een betrouwbaarder proces.

Eenvoudig reserveren

Bij het aanmaken van een afspraak in uw e-mailprogramma (Microsoft Outlook, Google Calendar, Lotus Notes) dient reservatiebeheer al een rol te spelen. Dankzij integratie met reserveringssoftware kan u zalen reserveren vanuit bijvoorbeeld Outlook. U kan uw vergadering inplannen en een geschikte ruimte en uitrusting boeken zonder tussen verschillende toepassingen te moeten schakelen. Wanneer u de vergadering in Outlook annuleert, zal de gereserveerde ruimte automatisch opnieuw als beschikbaar worden weergegeven.

Deze naadloze benadering waarbij één enkele oplossing centraal staat, geeft iedereen die het nodig heeft onmiddellijk toegang tot alle reservatie-informatie. De organisator en gasten beschikken over deze informatie ter referentie, terwijl de receptionist een lijst van aanstaande gasten ziet.

Dankzij het gebruik van parkeersensoren krijgt de receptie een overzicht van de ingenomen parkeerplaatsen en kan er een aan aankomende gasten worden toegekend. Het receptiepersoneel kan dan met de aankomende gasten communiceren om hen naar de aangewezen parkeerplaats te begeleiden.

De gast kan zich aanmelden via een openbare kiosk waardoor de receptie door middel van een aankondiging wordt geïnformeerd en de gastheer op de hoogte wordt gebracht. Naamkaartjes of badges worden ter plaatse gedrukt. Met behulp van interactieve bewegwijzering kan een gast zelfs van de ingang naar de juiste receptie, verdieping of ruimte worden geloodst.

Deze benadering duidt op meer dan een eenvoudig herinneringssysteem. Software voor reservatiebeheer is een gezamenlijk hulpmiddel dat verschillende afdelingen betrekt, hetgeen het ontvangstteam in staat stelt om efficiënter samen te werken met personeel en dienstverleners.

Sublieme sensoren

Sensoren geven aan wanneer een zaal leeg is en maken de zaal beschikbaar voor reservering wanneer niemand komt opdagen. Schoonmaakprogramma’s worden aangepast aan de zaalbezetting en omgevingsfactoren worden gewijzigd naargelang persoonlijke voorkeur. Consumpties of uitrusting kunnen samen met de zaal worden geboekt. Instructies worden op het juiste tijdstip uitgestuurd zodat de zaal klaar is voor gebruik.

Processen die normaal gesproken op meerdere personen berusten en waarbij het opzetten van meerdere communicatielijnen nodig is, worden vereenvoudigd en samengebracht. Mogelijke communicatieproblemen of momenten van vergetelheid worden vermeden. Van reservering tot aankomst, tot het einde van de vergadering, het hele proces loopt op wieltjes.

Een goede indruk achterlaten

De voordelen van deze geïntegreerde benadering van hospitality management worden over de hele lijn gevoeld. Het meest voor de hand liggende voordeel is tijdwinst: communicatie tussen personen en afdelingen wordt geautomatiseerd; er wordt geen tijd verspild aan het zoeken naar een beschikbare zaal, het wachten aan de receptie of het bemachtigen van een reserveprojector. Hierdoor komt er meer tijd vrij voor de organisatoren van de vergadering en het receptie- en servicepersoneel om zich op andere taken te concentreren.

Zachte voordelen mogen echter ook niet over het hoofd worden gezien. Een bezoek dat voor een gast vlot verloopt, heeft een goede impact op de bedrijfsadministratie en het beeld van de onderneming in zijn geheel. Factoren die de beleving van de bezoeker negatief beïnvloeden, zoals een trage check-in of een gebrek aan parkeerplaatsen, worden vaak als ‘onvermijdbaar’ beschouwd.

Door deze factoren op een succesvolle manier te vermijden, stelt u uw medewerkers in staat extreem voorbereid te verschijnen, terwijl de software een groot deel van de last draagt. Dit geeft de toon aan voor komende vergaderingen en kan klantrelaties drastisch bevorderen. De eerste indruk is allesbepalend en het samensmelten van reservatiebeheer met receptiediensten is essentieel voor een goede start.

Wilt u graag meer te weten komen over geïntegreerde oplossingen voor hospitality management? Contacteer ons voor een gratis demo.