Het effectief plannen en inplannen van technici voor onderhoud of andere FM-interventies kan een hele kluif zijn.

Het begint met een goed begrip van de vereisten in het veld zodat het werken in allerlei richtingen om de situatie te beoordelen kan worden vermeden. Een sjabloongebaseerd ticketingsysteem verhoogt het percentage geslaagde reparaties aangezien problemen preciezer kunnen worden geïdentificeerd.

De volgende stap bestaat uit het plannen en inplannen van de vereiste resources voor de taak.

Werkplanning

Een werkplanner berekent de tijd die nodig is om de taken uit te voeren en bepaalt de vereiste vaardigheden. Hij voert een taken-/risicoanalyse uit om te bepalen welke maatregelen moeten worden getroffen om een veilige uitvoering van de werkzaamheden te garanderen. Hij reserveert ook de geschikte reserveonderdelen, materialen en tools, en bestelt bijkomende onderdelen die niet op voorraad zijn.

Hiervoor is een geïntegreerd overzicht over de beschikbare voorraad en de verwachte leverdata nodig. Voorraadbeheersoftware kan inzicht bieden in de hoeveelheden en de overeengekomen leveringsdata, d.w.z. wanneer materialen beschikbaar zijn en afgeleverd worden.

Nadat het planningsproces het ‘wat’ en ‘hoe’ heeft bepaald, kan een planner beslissen wanneer en door wie het werk wordt uitgevoerd.

Inplannen: beschikbaarheid, vaardigheden en locatie

Het vinden van de geschikte persoon voor de taak wordt bepaald door:
– Beschikbaarheid
– Vereiste vaardigheden
– Locatie

Om de beschikbaarheid voor een interventie te beoordelen, moeten planners up-to-date inzicht hebben in de werkuren van technici, periodes van onbeschikbaarheid (vakantie, ziekteverlof, enz.) en of ze al werden ingepland voor andere taken. Live feedback vanuit het veld is eveneens bijzonder nuttig voor planners. Met behulp van mobiele apps uitgerust met een gebruiksvriendelijke interface (bijv. één enkele knop voor het starten en stoppen van taken), kunnen medewerkers in het veld in real time de huidige voortgang automatisch voorleggen.

Kennis over de vaardigheden van technici wordt voor elke persoon idealiter geautomatiseerd en geactualiseerd, door middel van een connectie met uw HR- of leermanagementsysteem. Aangezien elke taak een aantal specifieke vaardigheden vereist, kan het gebruik van standaardmeldingssjablonen (gelinkt aan taken) snel bepalen welke technici over de juiste vaardigheden beschikken om de taak uit te voeren, of resources combineren om een team met de benodigde vaardigheden samen te stellen voor meer complexe taken en projecten.

Wanneer het om de locatie gaat, krijgt u mogelijk te maken met een toegewijd team op locatie of mobiele technici die op verschillende locaties werken. Het kan hier gaan om uw eigen teams of om technici van een externe onderaannemer. Planningsoftware moet u in staat kunnen stellen om de planningen van meerdere teams probleemloos te beheren. Voor mobiele medewerkers kan u een geografisch informatiesysteem (GIS) gebruiken om de routes te optimaliseren en de locatie van technici in real time te doen matchen met de locatie van de benodigde interventies.

Uitvaltijd verminderen

Onderhoudswerkzaamheden dienen rekening te houden met werkzaamheden om onderbrekeningen te verminderen.

Het is dan ook nuttig om routineonderhoud van machines en installaties te proberen in te plannen buiten de normale bedrijfsuren. Indien dat niet mogelijk is, kan u meerdere onderhoudsactiviteiten gelijktijdig inplannen om uitvaltijd te beperken.

Dynamische planning

In een ideale wereld moeten FM-teams in staat zijn om met alle bovengenoemde dimensies dynamisch rekening te houden.

Door de complexiteit van dit multidimensionaal beslissingsproces hebben planners behoefte aan gecentraliseerde visuele planningtools, waarmee ze verschillende types resources kunnen toewijzen en hen onmiddellijk op de hoogte kunnen brengen van wijzigingen, inclusief realtimefeedback van technici door middel van mobiele apps.

Het systeem dient volledig geïntegreerd te zijn met voorraadbeheer om ervoor te zorgen dat onderdelen beschikbaar, geselecteerd en klaar zijn om door technici te worden gebruikt. Integratie met GIS zorgt er bovendien voor dat geo-optimalisatie van de planningen van mobiele technici mogelijk is.

Komt u graag meer te weten over software voor het inplannen van resources, neem dan contact op met het MCS-team of vraag een kosteloze demo aan.