Een bekend scenario voor inspectierondes gaat als volgt: regelmatig wandelen teams doorheen gebouwen en maken aantekeningen van afwijkingen en schade aan infrastructuur. Dit wordt vaak uitgevoerd met behulp van een klembord in de hand en papieren formulieren met hokjes die aangevinkt of ingevuld dienen te worden. Gebouwinspecteurs voegen hier vaak handgeschreven notities aan toe, beschrijven mogelijke actiepunten en nemen foto’s, indien ze die als nuttig beschouwen.

Inefficiënt en traag

Na het voltooien van een inspectieronde worden checklists waarschijnlijk manueel in een soort van digitaal systeem (spreadsheet of beperkte databasetool) ingegeven en in een softwaretoepassing geëxporteerd met het oog op werkbonbeheer of onderhoudsplanning.

Wanneer inspectierondes in dergelijke omstandigheden worden doorgevoerd, kunnen de volgende problemen ontstaan:

  • Het personeel mist inspectiepunten, ziet gebreken over het hoofd of maakt aantekeningen van problemen waar al eerder melding van is gemaakt
  • Verloren of onleesbare informatie, knelpunten bij gegevensverwerking en invoerfouten
  • Corrigerende maatregelen lopen vertraging op

Het hele proces is inefficiënt omdat het invullen van formulieren, invoeren van gegevens, toevoegen van afbeeldingen en oproepen van acties manueel worden doorgevoerd. Daarenboven heerst er een duidelijk gebrek aan het opvolgen van taken en aan kwaliteitscontrole.

Kan mobiele technologie helpen?

Een eerste idee bestaat in het digitaliseren van het pen-en-papier-systeem en het omschakelen naar een mobiel toestel: handcomputer, tablet of smartphone. Maar dit is slechts een gedeeltelijke oplossing. Het is noch gebruikersvriendelijk, noch biedt het een oplossing voor een aantal kritieke punten:

  • Oriëntatie: het personeel aangeven waar ze naartoe dienen te gaan en wat te inspecteren
  • Plannen van een opeenvolging van inspectiepunten
  • Duidelijke werkprocedures en instructies over het voltooien van een inspectie
  • Toegang tot informatie in het veld: mogelijkheid tot het raadplegen van details of afbeeldingen van inspectiepunten
  • Dubbele boekingen: deed iemand anders al melding van het probleem? Werd er al een ticket aangemaakt?
  • Mogelijkheid om werkbonnen ter plekke te triggeren zodat problemen sneller worden opgelost
  • Goede integratie met software op een hoger niveau (bijv. onderhoudsbeheer, rapportage)

Een meer geavanceerde aanpak bestaat in het inzetten van een mobiele applicatie voor inspectierondes.

Mobiele app voor inspectierondes

Een mobiele app zorgt er niet alleen voor dat medewerkers in het veld inspecties volledig zonder papier kunnen uitvoeren. De software ondersteunt eveneens het volledige inspectieproces, van het opstellen van lijsten van inspectiepunten en het plannen en toewijzen van resources, tot het identificeren van locaties en assets, tot het opsporen van gebreken en het boeken van werkbonnen vanaf smartphone of tablet.

Wat zijn de belangrijkste voordelen?

Tijdwinst

Aangezien het niet nodig is om informatie in te geven of nogmaals over te typen nadat een inspectieronde is voltooid, vermindert een mobiele app drastisch het tijdverlies dat gepaard gaat met manuele invoer.

Planners kunnen een vooraf gedefinieerde opeenvolging van inspectiepunten vastleggen, waardoor inspecteurs een duidelijk beeld hebben van de route die ze dienen te volgen. In combinatie met geautomatiseerde workflows en visuele taakrichtlijnen kunnen inspectierondes sneller worden voltooid. Bovendien is het niet nodig om inspecties opnieuw uit te voeren omwille van ‘papieren’ informatie die incompleet is of verloren is gegaan. Volledige integratie met werkbonbeheer bespaart zelfs nog meer tijd en versnelt het oplossen van problemen.

Snelle corrigerendee maatregelen

Inspecteurs kunnen onmiddellijk correctieve maatregelen op gang brengen, die rechtstreeks naar de juiste teams worden gecommuniceerd. Bovendien kunnen ze eenvoudig het risico van dubbele boekingen voorkomen door ter plaatse na te gaan of een probleem al eerder werd gerapporteerd en of er al een werkbon werd aangemaakt. Hij kan hiervoor visueel te werk gaan door foto’s te controleren en door toepassing van geavanceerde filters.

Minder fouten en betere kwaliteit

Een mobiele app biedt standaardisatie van werkprocedures en minimaliseert manuele fouten aan de zijde van de inspecteur. In het veld biedt een mobiele app rijke informatie die rechtstreeks in één plek toegankelijk is. Het gaat hierbij om details over het inspectiepunt, foto’s, werkbonnen die al geboekt zijn, handleidingen, etc. Bij het boeken van werkbonnen kunnen inspecteurs gebruikmaken van vooraf geconfigureerde sjablonen. Een mobiele app vermijdt bovendien het verliezen van informatie of het invoeren van incorrecte gegevens na voltooiing van de inspectieronde.

eenvoudige inspectierondes met visuele informatie op een mobiele appeenvoudige inspectierondes met visuele informatie op een mobiele app Visuele informatie over inspectiepunten op een mobiele app

Inspecteurs in controle

Een goede mobiele inspectie-app maakt het leven van inspecteurs eenvoudiger dankzij duidelijke instructies en foto’s van locaties en assets die dienen te worden geïnspecteerd. Een mobiele app ontlast hen van de manuele procedures en kan hen zelfs in staat stellen om hun eigen inspectierondes te creëren. Dankzij een gestandaardiseerde benadering verkort de leercurve. Daarnaast biedt de app ook de mogelijkheid om de inspectieronde automatisch aan een reviewer toe te wijzen wanneer de inspecteur zijn werk heeft voltooid.

Traceerbaarheid en relevante inzichten

De app en de onderliggende database verzamelen relevante informatie over alle inspectierondes. Managers krijgen inzicht in essentiële parameters en pijnpunten waardoor ze het inspectieproces kunnen verbeteren.

Hoe voert u inspectierondes uit? Maakt u gebruik van mobiele technologie? Met welke uitdagingen wordt u geconfronteerd? Neem gerust contact met ons op voor vragen of opmerkingen of om meer te weten te komen over onze mobiele oplossingen.