FM-software wordt steeds uitgebreider en laat ook andere werknemers dan alleen degenen van het facilitaire team toe om gegevens over het gebouw in te geven en te raadplegen. Al te vaak wordt de gebruikerservaring echter uit het oog verloren en blijkt de software-interface omslachtig en ingewikkeld. Soms is dit zelfs het geval bij reserveringsbeheer waar de interface op gebruiksvriendelijkheid afgestemd zou moeten zijn.

In plaats van alle beschikbare gegevens rechtstreeks op een scherm te dumpen, is een interactieve aanpak veel wenselijker. Een efficiënt reserveringssysteem combineert gelaagde informatie, touchpoint-geschikte opties en een doordacht visueel ontwerp. Zo wordt een zaal reserveren even eenvoudig als een menselijke interactie, zonder afbreuk te doen aan de efficiëntie van een geautomatiseerd proces.

Een vlotte cross-touchpoint-gebruikerservaring

Het internet der dingen heeft de gebruikerservaring en personalisatie opnieuw centraal geplaatst. Sensoren in een gebouw maken het mogelijk meer gegevens te verzamelen. Deze gegevens kunnen dan in real time beschikbaar worden gemaakt voor de gebruikers van het gebouw. Dit betekent dat alledaagse zaken, zoals een zaal reserveren, je aanmelden bij het gebouw of de temperatuur en luchtvochtigheid aanpassen, steeds toegankelijker zijn voor de eindgebruiker.

Een goede zaak als je de mensen meer op hun gemak wilt stellen. Maar als deze technologieën niet op de juiste manier geïmplementeerd worden, kunnen de beoogde resultaten uitblijven. Technologieën van verschillende leveranciers laten samenwerken is niet altijd evident. Denk dus twee keer na voor u een bont allegaartje van oplossingen uitrolt. Een gebrekkige integratie kan de natuurlijke flow ondermijnen en de gebruiker afschrikken. Mogelijke verbeteringen van de efficiëntie gaan verloren en de tevredenheid van de gebruiker neemt af.

Kiest u voor een integrale oplossing, met verschillende functiesets voor elk eindgebruikerstouchpoint, dan heeft u elke invalshoek onder controle. Deze touchpoints spelen niet alleen in op gebruikers met uiteenlopende IT-kennis, maar laten ook operationele flexibiliteit toe. Waar u zich ook bevindt in het gebouw, er bestaat altijd een optie die bij u past. Interactie met een chatbot wint voortdurend aan populariteit. In deze post gaan we dieper in op interactieve reserveringen via touchscreens en smartphones.

Interactief reserveren, onderweg

Voor verplaatsingen van en naar kantoor biedt een mobiele app (Android/iOS/Windows 10) extreme flexibiliteit. Dit soort apps werd ontworpen om een grote hoeveelheid gegevens samen te brengen in een gebruiksvriendelijke interface. Dit is ideaal voor gebruik onderweg, maar ook wanneer u bijvoorbeeld vertraging oploopt en uw reservering naar een later tijdstip moet worden omgeboekt.

Kleurgecodeerde plattegronden tonen in een oogopslag welke zalen of bureaus beschikbaar of bezet zijn zodat u onmiddellijk kunt boeken. Gebruikers kunnen met een knijpbeweging in- en uitzoomen en op een zaal tikken om meer informatie te bekijken. Een persoonlijke assistentfunctie die fungeert als een snelle geavanceerde zoekopdracht, vindt zalen met specifieke kenmerken en toont ze op de kaart. Een intuïtieve, versleepbare schuifregelaar stelt gebruikers in staat om snel het tijdsbestek waarin ze willen reserveren, aan te passen.

interactieve reserveringen: mobiele app

Verschillende weergaven op een mobiele reserveringsapp

 

Deze interactieve aanpak van reserveringen is op en top gebruiksvriendelijk en kan in een scala aan situaties ingezet worden. Appgebruikers kunnen de informatie snel doornemen en van eender waar, binnen of buiten het complex, reserveren.

Interactieve plattegronden in real time

Wanneer u bij een faciliteit of op een verdieping aankomt, is uw volgende halte misschien een kiosk. Deze vrijstaande unit is speciaal ontworpen voor zones met veel passage zoals een liftlobby of een receptieruimte. De unit is multifunctioneel: gebruikers kunnen vergaderruimten bekijken en boeken, bedrijven kunnen hem inzetten om het aanmeldingsproces voor bezoekers te automatiseren.

interactieve reserveringen - kiosk

Kiosk: directe boeking op een grote, interactieve plattegrond, ideaal voor zones met veel passage

 

Een kiosk springt niet alleen in het oog, maar biedt ook tal van praktische voordelen. Het grotere scherm laat, zonder inzoomen, grotere en gedetailleerdere kaarten toe. En het schermtoetsenbord maakt het makkelijker om zoekopdrachten uit te voeren. Deze combinatie van desktop- en touchscreenfuncties maakt van de unit een krachtige en directe reserveringsoptie.

Een touchscreenkiosk is niet alleen handig voor werknemers die het gebouw binnenkomen, maar ook voor gasten die een bestaande reservering willen controleren. Waar een publiek scherm ook gebruikt kan worden om geplande vergaderingen aan te kondigen, biedt de kiosk extra informatie over de status van de zalen en de huidige bezettingsgraad. Ideaal voor mensen die pas aangekomen zijn en willen checken of een vergadering al begonnen is en wie er al aanwezig is.

Ter plaatse reserveren

Bij aankomst aan de vergaderzaal, kunt u verwelkomd worden door een vergaderzaaldisplay. Deze touchscreenunit bevindt zich net buiten elke vergaderzaal. Standaard wordt een lijst met aankomende vergadermomenten weergegeven. Kleurcodes geven aan of deze al dan niet geboekt zijn. Gekleurde leds aan de zijkant van het scherm tonen in een oogopslag of de ruimte momenteel bezet is of niet.

interactive reserveringen - vergaderzaaldisplay

Schermen buiten vergaderzalen zijn ideaal voor reserveringen op korte termijn.

 

Dit scherm is ontworpen als direct referentiepunt, ideaal voor reserveringen op korte termijn. Als de gastheer en deelnemers niet opdagen voor de vergadering, geeft het systeem na 5 minuten (of een ander configureerbaar tijdsbestek) de ruimte vrij. Door visueel te bepalen waar er plaats is, kunnen mensen met ad-hocdoeleinden makkelijker een ruimte vinden. Zo wordt een ‘overboekingscultuur’ vermeden.

Consistente beeldtaal

Het ontwerp en kleurenschema van de boekingen op basis van de plattegrond zijn op alle displays consistent: rood voor geboekt en bezet, oranje voor geboekt maar leeg en groen voor vrij. Stel dat de ruimte bezet is maar niet geboekt? Bewegingssensoren kunnen vaststellen of de ruimte bezet is en dit op de plattegrond aangeven met een extra symbool: een silhouet op de locatie van de sensor.

Met deze consequente aanpak en polyvalente functionaliteit wordt schakelen van het ene touchpoint naar het andere een tweede natuur. Gebruikers die vertrouwd zijn met het gebruik van één touchpoint, kunnen bijna onmiddellijk aan de slag met een heel scala aan opties, waardoor ze van op gelijk welke locatie kunnen boeken.

Optimalisering van de ruimte

Het touchscreen is nu al stevig ingeburgerd als een bijzonder gebruiksvriendelijke interface, van mobiele telefoons via geldautomaten tot tal van andere alledaagse taken. Een reserveringssysteem met touchscreens dat op alle touchpoints een consistente beeldtaal hanteert, helpt om het systeem in te burgeren en om een einde te maken aan conflicten rond en onderbrekingen van vergaderingen. Dit komt niet alleen de productiviteit op de werkplek ten goede. De rapportagegegevens geven de facilitaire teams en werkplekbeheerders de informatie die ze nodig hebben om de dienstverlening beter af te stemmen en het gebruik van de beschikbare ruimte te optimaliseren.

Wilt u hier meer over weten? Neem dan gerust contact op met het MCS Solutions-team.