Heeft u weer een huurder aan de lijn die klaagt over facturatiefouten? Verspilt u kostbare tijd om de gegevens te achterhalen die u nodig heeft? Of bent u overbelast met het beheer van lease- en huurcontracten?

Wees gerust, u bent niet de enige. Een decentrale benadering van lease-administratie – met verschillende spreadsheets van niet-geïntegreerde softwarehulpmiddelen die veel handmatige interventies nodig maken – levert vaak fouten en inefficiëntie op.

Laten we de 5 essentiële kwesties bekijken waar u – op een geïntegreerde manier – op moet ingaan om doorvoer te vergroten:

  1. Controle krijgen over de levenscyclus van een contract (creatie, verlenging, leaseverbrekingen)

    Om de controle te behouden over leasemanagement moet u alle contactgegevens op één plaats opslaan en opvragen en ze centraal beheren. Contractbeheer moet worden ondersteund door een onderliggend systeem met instelbare workflows, statussen en meldingen. Dit stelt u in staat om veiligheden in te bouwen zodat u bericht krijgt wanneer contracten verlopen en actie kunt ondernemen (hernieuwing, verlenging, transfer, meting nutsvoorzieningen, vrijgave borg enz.).

  2. Facturatie van vaste en variabele huur, indexering en servicekosten

    Om de controle te behouden is het belangrijk om de financiën te stroomlijnen. Creëer een automatisch facturatieproces op basis van voorafgedefinieerde toewijzing van kosten. Zorg ervoor dat u zowel vaste als variabele huur kunt verwerken – het laatste kan op basis van vele verschillende criteria zoals inkomsten, shop traffic enz. Automatiseer de berekening en pas huurbetalingen automatisch aan in relatie tot een benchmark, zoals de consumentenprijsindex. Automatiseer de betaling van servicekosten door eigendommen te splitsen in eenheden (bv. leegstaand, bruikbaar, of gezamenlijke ruimte) om de kostenverdeling tussen huurders en eigenaars te bepalen.

  3. Handmatige fouten en tijdverslindende geschillen vermijden

    Menselijke fouten (huurfacturen, betaling van servicekosten enz.) leiden tot klachten van huurders. Wanneer u niet snel toegang heeft tot de relevante informatie kunnen uitgebreide discussies ontstaan. U kunt potentiële risico’s en menselijke fouten op tijd identificeren en elimineren door processen te automatiseren. Centraliseer alle contractinformatie en zorg ervoor dat de gegevens gemakkelijk kunnen worden geactualiseerd en achterhaald. Betrouwbare, gemakkelijk toegankelijke gegevens zullen oeverloze discussies met huurders een halt toeroepen.

  4. Efficiënte uitvoer van contractgerelateerde taken (inventaris, energiemeting, reparaties enz.)

    Gebouwenmanagement en lease-administratie genereren veel taken. Een overzichtelijke oplossing voor lease-administratie moet u daarom in staat stellen om te integreren met beheer van werkbonnen. Sjabloongebaseerde, configureerbare werkbonnen toegankelijk vanaf mobiele apparaten en met op maat gemaakte checklists zullen uw team helpen bij het uitvoeren van alle taken op het gebied van property management, zoals reparaties, energiemeting enz.

  5. Projecten managen die gelinkt zijn aan contracten (herstelling, renovatie)

    Vooral aan het einde van een lease kunnen taken uitgroeien tot projecten die planning, tracking en rapportage vereisen. Property management moet daarom contractbeheer aan projectbeheer koppelen, zodat renovatieprojecten of het herstel van een gebouw aan het einde van de lease effectief kunnen worden gepland en in kaart gebracht.

Waar het om gaat is: Geïntegreerd vastgoedbeheer – door automatisering en beter inzicht in contracten – zal u helpen om een groot aantal leasecontracten met succes te verwerken in minder tijd, zodat u meer tijd vrij krijgt voor belangrijke zaken: de opbrengst en bezettingsgraad verbeteren.

Wilt u graag meer te weten te komen over het in kaart brengen en beheren van ruimte? Lees hier meer.