Van Facebook tot Outlook, meerdere functionaliteiten worden steeds meer door software in één enkele omgeving geïntegreerd. Het streven naar efficiëntie en vertrouwdheid heeft softwareontwikkelaars ertoe aangezet populaire diensten te groeperen, waarbij hun eigen softwarefunctionaliteiten worden geïntegreerd om bestaande doelgroepen tegemoet te komen.

Het is overduidelijk dat software gebruikers moet aanzetten om op dezelfde plek te blijven. Facebook is een uitstekend voorbeeld van een bruisend, multifunctioneel ecosysteem dat diensten aanbiedt zoals nieuws, video en livestreaming. Maar bedrijven vinden evenzeer de weg naar samenwerkingstools die de behoefte om tussen softwareomgevingen te schakelen, verminderen.

Integratie met de workflows van het personeel

Het chatprogramma Slack heeft op dat vlak een voortrekkersrol gespeeld binnen bedrijven. Er is niet een zaak dat Slack beter doet dan eerdere software; het draagt hetzelfde karakter als chatprogramma’s die al sinds de jaren 90 bestaan. Het samenbrengen van een eenvoudige chatroom en een interface voor teleconferenties met diverse plugins – die ondersteuning bieden voor onder meer Skype, SurveyMonkey en Memo – heeft ervoor gezorgd dat bedrijven alles in één centrale plek kunnen terugvinden.

Skype is een gelijkaardige weg ingeslagen en zo kwam Skype for Business tot stand. Dankzij netwerkverbindingen zijn functionaliteiten mogelijk zoals het toevoegen van telefoonnummers tijdens conferentiegesprekken en de integratie met Microsoft Office. Nu kunnen we het reserveren van vergaderzalen aan de lijst van functionaliteiten toevoegen.

Door onze oplossing voor vergader- en reservatiebeheer op de chatinterface van Skype toe te passen, zijn we erin geslaagd om het reserveringsproces naadloos te integreren met de functionaliteiten van Skype voor dagelijkse bedrijfscommunicatie. Onze chatbot Sumi maakt gebruik van een schat aan gegevens opgeslagen in de cloud die constant worden geüpdatet om gebruikers van een gebouw door middel van conversatie te ondersteunen.

Maak kennis met Sumi

Gespreksbelevenis met Sumi

Het reserveringsproces via de virtuele assistent is eenvoudig. Door bijvoorbeeld te schrijven “Vertel me over zaal X” zal zij live-informatie over die specifieke zaal ter beschikking stellen. Wanneer u besloten heeft om deze zaal te reserveren, kan u reageren met “Reserveer zaal X”. Sumi zal u dan vragen om een start- en eindtijd voor de vergadering op te geven. Hierna kan u de reservering bevestigen.

Sumi kan op heel wat verzoeken ingaan. Gebruikers kunnen meer te weten komen over de mogelijkheden door eenvoudigweg “Help mij” te schrijven. U kan onder meer een plattegrond met de locatie van de zaal, een foto van de zaal en de huidige bezettingsgraad raadplegen. Interactieve elementen – zoals klikbare knoppen met ja- en nee-opties of om tussen zalen te kiezen – zorgen ervoor dat dit proces veel vertrouwder aanvoelt en versnellen het reserveren van een zaal. Mocht Sumi een bepaald verzoek niet verstaan, zal ze u dat ook zeggen.

Het voornaamste doel met Sumi bestond erin om het schakelen tussen softwareomgevingen weg te werken. Skype is de dag van vandaag alomtegenwoordig en de meeste werknemers zijn bijna constant online. Wanneer ze een vergadering willen organiseren, kunnen ze aan Sumi vragen welke vergaderzalen beschikbaar zijn. Ze kunnen ook informeren naar geplande vergaderingen (“mijn vergaderingen vandaag?”) of naar de locatie van een vergaderzaal, beschikbare uitrusting, omgevingscondities, en dat allemaal vanuit de Skype-omgeving.

Nog een voorbeeld: ondersteunend personeel dat Skype gebruikt om met klanten te bellen of om vergaderingen te organiseren, kan nu snel vanuit een unieke interface reserveren. Nadat u de details voor de vergadering met een klant heeft besproken, kan u eenvoudig naar het profiel van Sumi schakelen en de nodige berichten sturen. Eens de zaal is geboekt, kan u de gegevens doorspelen naar de klant.

Gesprek met Sumi

Uitermate gepersonaliseerd en handig

Sumi kan realtimegegevens delen zoals temperatuurmetingen en andere parameters, huidige reserveringsinformatie en plattegronden voor bewegwijzering. De chatbot biedt ook mogelijkheden om verzoeken beter te herkennen en gegevens beter weer te geven. De ontwikkeling van machine learning binnen FM zal ervoor zorgen dat het praten tegen een chatbot steeds meer zal lijken op het praten met een bestaand persoon, waarbij gepersonaliseerde antwoorden en reserveringsvoorkeuren afgestemd zijn op elke gebruiker.

Waar Sumi echt in uitblinkt, is het toepassen van ons ‘Smart Start‘-principe: de gedrevenheid om de moeilijkheden die met software-implementatie binnen een bedrijf gepaard gaat, te verminderen. De vertrouwde menselijke interface van een virtuele assistant is een perfecte introductie van de reserveringsprocedure. Dankzij een taalgestuurde interface biedt Sumi de meest toegankelijke functionaliteit van de zes belangrijkste reservatiemethodes. De integratie van een chatbot met Skype is een perfecte aanvulling op onze bestaande kanalen. Het biedt de mogelijkheid om vanuit een samenwerkingstool waarmee mensen al vertrouwd zijn via desktop of smartphone te reserveren.

Bedankt, Sumi

De mogelijkheden van machine learning

Sumi opent ook deuren voor toekomstige ontwikkelingen binnen gebruikers-/software-interacties. Het doel van elke softwaretoepassing bestaat in het verhogen van het gebruiksgemak terwijl functionaliteiten behouden blijven. Een virtuele assistent is een concrete stap naar meer menselijke interacties met computers, maar het zal wellicht niet de laatste zijn. Spraakbesturingstechnologie is bijvoorbeeld populair gebleken bij het gebruik van chatbots zoals Alexa van Amazon, terwijl sensoren grote hoeveelheden realtimedata verschaffen.

Deze toestroom van nieuwe informatie is niet alleen essentieel voor het analyseren van gebruikersgewoonten en het verbeteren van de efficiëntie, maar ook voor het verbeteren van de software. Chatbots bieden ongebruikte mogelijkheden voor machine learning, waarbij verzoeken gebruikt worden voor het verbeteren van het vermogen van computers om natuurlijke spraak te begrijpen. Dat betekent zowel persoonlijkere als realistischere gesprekken. Het onder de knie krijgen van de voorkeuren van elke individuele gebruiker kan de chatbot in staat stellen om beslissingen omtrent reserveringen tijdig te nemen, en dient de tijd die nodig is om een verzoek te beantwoorden verder te beperken.

Met werkmethoden en kantooromgevingen die steeds flexibeler worden, moeten reservatie- en receptieoplossingen gelijke tred houden. Sumi vertegenwoordigt een extra schakel in de keten die gebruikers binnen eender welke bedrijfsscenario met elkaar verbindt en zorgt er zo voor dat u van waar dan ook vlot kan reserveren.

Wilt u graag meer te weten komen over Sumi? Contacteer ons voor een gratis demo.