Een softwarepakket dat reserveringsbeheer centraliseert, is een verstandige manier om het boeken van vergaderruimtes efficiënter te maken. Op korte termijn scoort vooral de gebruikerstevredenheid, maar op lange termijn ligt de focus op meer efficiëntie.

Daarom vormen sensoren vaak een belangrijk onderdeel van toekomstgericht plannen. Doel: de bezettingsgraad en het ruimtegebruik verbeteren door uiteenlopende sensorgegevens te verzamelen. Scenario’s en voorkeursresultaten in kaart brengen, dat staat centraal bij het inzetten van IoT-apparaten (Internet of Things – internet der dingen). En dit stuurt spannende nieuwe ontwikkelingen op het vlak van gegevensanalyse en machine learning aan.

Veel bedrijven lijken echter niet te beseffen hoe eenvoudig ze heel wat uiteenlopende scenario’s kunnen implementeren. U kunt, binnen dezelfde infrastructuur, eenvoudig de voordelen van één sensortype opwaarderen. De heel bescheiden meerkost levert zo een veel groter investeringsrendement op.

De behoefte aan sensoren

Van ruimtebeheer tot energiebesparing, het optimaliseren van de bezettingsgraad is cruciaal bij facilitair beheer. Het inzetten van sensoren is een noodzakelijke en verstandige stap om dit te verbeteren. Met de functierijke CAFM-software en data science, een kunstvorm die voortdurend evolueert, kunt u deze gegevens efficiënter dan ooit registreren en analyseren. Zo kunt u patronen ontdekken en duidelijke doelen stellen.

Oplossingen voor het beheer van meetings en reserveringen kunnen hier heel veel baat bij hebben. De implementatie van sensoren die gegevens van een ruimte tracken, biedt cruciale informatie voor het reserveren van ruimtes, zowel direct als op afstand. Gegevens zoals de huidige bezetting van de ruimte en de omgevingsstatus kunnen een belangrijke invloed hebben op de beslissing van de gebruiker. Ze kunnen werkplekbeheerders ook helpen bij het optimaliseren van de vergaderruimtes.

Verbeteringen op het vlak van draadloze technologie, microchips en stroomverbruik betekenen dat bedrijven op elke locatie krachtige en compacte sensoren kunnen installeren. Deze sensoren verzamelen en verspreiden in real time verschillende gegevens. Het draadloos verzamelen van deze data vereist echter nieuwe netwerkstandaarden die geoptimaliseerd zijn voor minimale datatransmissies, met een grotere autonomie van de sensor tot gevolg.

soorten sensoren

1- Telcamera die al het in- en uitgaande verkeer meet.
2- Draadloze individuele parkeersensor die detecteert of de plaats vrij of bezet is.
3- Sensor van postzegelformaat die nabijheid en aanrakingen meet.
4- Deurteller die opvolgt hoeveel keer een deur geopend wordt.
5- Passieve infrarood (PIR)-sensor die de algemene bezettingsgraad van de ruimte meet.

Mensen en toestellen verbinden

Voor dit web van netwerkapparatuur, dat bekendstaat als het Internet of Things (IoT), of internet der dingen, werden speciale nieuwe, draadloze standaarden ontwikkeld. LPWAN-technologie (LOW-power wide-area network) laat batterijbediende sensoren gegevens verzenden over een grote afstand, met minimaal energieverbruik.

Waar dikke muren en elektronische interferentie het gebruik van wifi misschien verhinderen, kunnen de lagefrequentiesignalen van LPWANs kleinere hoeveelheden gegevens van een groot aantal aangesloten apparaten uit het gezichtsveld overbrengen. Bovendien laten ze veilige en bidirectionele communicatie toe. Zo kunnen bijvoorbeeld drempelwaarden gedefinieerd worden die bij overschrijding een alarm triggeren.

Bij het uitbouwen van draadloze IoT-netwerken geldt LoRa (low power-long range) als een van de meest gangbare technologieën, naast alternatieven als Sigfox, Ingenu, mobiele telefonie en wifi. Elk IoT is in principe een afweging tussen communicatieafstand, overdrachtssnelheid, bandbreedte, stroomverbruik enzovoort. Naargelang van het IoT-scenario zullen bedrijven voorrang geven aan bepaalde criteria. Dat kan resulteren in verschillende technologieën die de beste oplossing bieden.

Het aantal benaderingen voor de connectiviteit van dingen loopt erg uiteen. Vergeet niet dat een toekomstbestendig IoT-platform flexibel genoeg moet zijn om diverse hardwareopties te integreren.

Meerdere scenario’s

In de praktijk betekent dit dat een nieuw draadloos netwerk meerdere types sensoren kan ondersteunen. Het netwerk is prima in staat om één set meetgegevens gewoon op te volgen, zoals de bezettingsgegevens voor een groep vergaderruimtes. Dit genereert kwalitatieve gegevens voor dat scenario, die u kunt extrapoleren naar inzichten omtrent het gebruik. Zonder aanvullende sensorgegevens (bijv. temperatuur) die een kruisverwijzing toelaten, kunnen er gebruikspatronen opduiken die niet meteen duidelijk zijn.

Hardware installeren die draadloze sensoren ondersteunt, biedt als voordeel dat u eenvoudig extra scenario’s kunt implementeren. Dezelfde technologie en infrastructuur die gebruikt wordt om de bezettingsgraad te meten, kan evengoed informatie over temperatuur of luchtvochtigheid verzamelen. Het is relatief goedkoop en makkelijk om bijkomende sensoren te installeren, en u kunt de meeste CAFM-software eenvoudig configureren om nieuwe databronnen op te sporen en correct te interpreteren. We zien ook een groeiende trend om kantoormeubilair (tafels, stoelen, enz.) vooraf met sensoren uit te rusten. Er zijn zelfs al deurmatten met sensoren die het aantal voorbijgangers meten.

Indoorpositionering

Indoorpositionering – het tracken van de bewegingen van mensen of middelen met wifi of bluetooth – voegt weer een andere dimensie toe. Hiermee implementeert u extra scenario’s voor eindgebruikers, zoals het snel lokaliseren van collega’s in een werkplek met free seating of het ontvangen van een melding wanneer een teamlid het gebouw betreedt. Het stelt FM-teams in staat op locatie gebaseerde diensten te leveren en is van onmisbaar belang in noodsituaties of bij evacuaties. Uiteraard moeten organisaties deze oplossing voor indoorpositionering implementeren met respect voor de privacy en inachtneming van de regels. Individuele werknemers moeten kunnen kiezen voor een opt-outregeling of een anonimisering van hun gegevens.

Een omgeving die productiviteit aanmoedigt

Bovenop de nieuwe inzichten die ze facilitaire managers bieden, kunnen de sensorgegevens ook bekeken worden op een heel scala aan touchpoints voor eindgebruikers. Realtime-informatie over de toestand van een vergaderruimte verrijkt de ervaring van de eindgebruiker en draagt bij tot een vlotter verloop van het reserveren en het effectief bezetten van de ruimte. Managers kunnen inzichten distilleren uit de statistieken en werkplekken aanpassen aan de teamdynamiek en samenwerkingspatronen.

Sensortechnologie laat de werknemers toe om flexibeler en efficiënter te werken, op kantoor of buitenshuis. Werknemers kunnen beslissen om te telewerken op een dag dat het bijzonder druk is op de werkplek. Of de beschikbaarheid van parkeerplaatsen of vrije vergaderruimtes nagaan, nog voor ze bij de faciliteit aankomen. Ze kunnen op afstand uitpluizen welke ruimte de comfortabelste is, bekijken wanneer die vrijkomt en zelfs de kamertemperatuur aanpassen.

Weergaloze flexibiliteit

Dit is overigens niet enkel handig voor het verzamelen van sensordata. Ondersteunende technologieën kunnen deze nieuwe informatie helpen te normaliseren en ondersteunen. Schermen aan vergaderzalen die de huidige en volgende bezettingsgraad tonen, kunnen ook gebruikt worden om extra feedback te verzamelen met behulp van een emoji-systeem. Bedrijven kunnen deze tevredenheid of ontevredenheid dan correleren met informatie over de bezettingsgraad en zo onderliggende problemen opdiepen die verdere aandacht vereisen.

Deze combinatie van draadloze apparaten die via hetzelfde netwerk actief zijn, biedt een weergaloze flexibiliteit. Een scherm aan een vergaderzaal kan live informatie weergeven over de toegewezen ruimte, maar u kunt het ook gebruiken om een schoonmaakbeurt of onderhoud aan te vragen.

Elk scherm, van de kiosk bij de receptie tot het digitale toestel aan de muur, kan eventueel achteraf aangepast worden om over dit draadloze netwerk realtimedata te ontvangen. ’s Ochtends bijvoorbeeld het lunchmenu van de eetzaal, of weer- en verkeersinformatie in de namiddag.

De sensoren in een vergaderruimte ‘weten’ of een ruimte al dan niet bezet is. En u kunt de software makkelijk configureren om de ruimte vrij te geven als de sensoren geen aanwezigheid bespeuren. Voor dit gebeurt, krijgt de organisator van de meeting een pushbericht (of e-mail) om mee te delen dat de reservering op het punt staat geannuleerd te worden.

In de nabije toekomst zullen sensoren kunnen detecteren of er iets gemorst is en automatisch het schoonmaakschema wijzigen of een onderhoud aanvragen voor defecte hardware. Door technologie te installeren die rekening houdt met sensoren, blijft u nieuwe scenario’s een paar stappen voor.

Het onderste uit de kan halen

De potentiële ROI voor het implementeren van een draadloos netwerk van apparaten is drievoudig. Het tastbaarste rendement ligt in de productiviteit en de tevredenheid van de gebruiker. Werknemers krijgen een tool om de bezetting van de ruimte te visualiseren, zodat een geschikte vergaderruimte vinden en reserveren makkelijker wordt. Wat het gebruiksgemak van de ruimtes betreft, zijn nog heel wat toepassingen mogelijk. Ook het bewaren van aangepaste gebruikersgegevens voor toekomstige boekingen biedt perspectieven. Allemaal zaken die de productiviteit en het welzijn zeker zullen opdrijven.

sensoren voor IoT-scenario's
 
Het rendement op middellange termijn betreft de impact op de dienstverlening. Door data over het gebruik van ruimtes te verzamelen en te benutten, kunnen organisaties hun schoonmaak- en onderhoudsschema’s optimaliseren en de levering van versnaperingen en apparatuur automatiseren. Dit bespaart geld en tijd die verkwist wordt met het controleren van apparatuur of het schoonmaken van ruimtes die nauwelijks gebruikt zijn.

De voordelen op lange termijn liggen vooral in de brede trends die uit grote datasets gedistilleerd kunnen worden. De toepassing van machine learning, algoritmes en analyse kan patronen aan het licht brengen en oplossingen aandragen. Mensen gebruiken een bepaalde ruimte misschien minder tijdens de ochtend omdat de standaardtemperatuur te laag is. Of u kunt beslissen een grote zaal in tweeën te splitsen omdat hij consequent door kleine groepen geboekt wordt. Hoewel op zich al nuttig voor een alleenstaand scenario, leveren bijkomende scenario’s extra gegevens op om tussen verschillende sets van meetgegevens patronen vast te stellen.

Een IoT-ondersteund netwerk opstarten voor een alleenstaand scenario is dus zowel op korte als lange termijn zeer waardevol. Eens de gebruikers vertrouwd zijn met de software, is de eenvoudige implementatie van nieuwe IoT-apparaten extreem kostenefficiënt. Met de uitbreidingsmogelijkheden van deze sensoren en de langeafstandsconnectiviteit van de LPWAN-norm lijkt het er sterk op dat de toekomst polyvalent, efficiënt en zuinig zal zijn.

Wilt u hier meer over weten? Neem dan gerust contact op met het MCS-team.