We leven in een wereld waarin flexwerk in snel tempo het nieuwe normaal wordt. Hierdoor ontstaat er vraag naar flexibele ruimtes, maar ook naar ‘smart services’ die het maximum uit die ruimte halen. Technologie is de motor en het instrument van deze revolutie naar een slimme werkplek. IoT-technologieën spelen in het bijzonder een centrale rol. Bedrijven gebruiken tegenwoordig steeds vaker sensorgegevens om nieuwe werkplekscenario’s mogelijk te maken. Scenario’s gaande van het monitoren van ruimte en comfort, het loodsen van werknemers doorheen de werkplek tot het transformeren van workflows en gebouwbeheer.

Hoe dient u uw strategie voor een slimme werkplek uit te werken om het volledige potentieel van deze technologieën te benutten?

Uitwerken van scenario’s voor een slimme werkplek

Er bestaat geen universele strategie voor het inzetten van IoT in de werkplek. Alles is afhankelijk van de prioriteiten van uw bedrijf. Hoe dan ook, aanvankelijk MONITOREN organisaties doorgaans parameters zoals de bezetting van het gebouw, comfort, en de tevredenheid van de werknemer. De gegevens worden op dashboards en heatmaps weergegeven om inzicht te verschaffen in tendensen en om besluitvorming te ondersteunen. In een volgende fase worden dezelfde gegevens regelmatig beschikbaar gesteld met behulp van interactieve schermen en mobiele apps om gebruikers van een gebouw in real time te ASSITEREN. In een latere fase gebruiken organisaties vaak sensorgegevens en slimme apps om de manier waarop hun gebouwen worden beheerd en onderhouden te TRANSFORMEREN.

Ondernemingen kunnen zo eenmalig investeren in IoT-sensoren voor diverse scenario’s, die in fasen geïmplementeerd kunnen worden. Laten we de drie belangrijke luiken even bekijken.

#1 Monitoren

De eerste toepassing voor veel organisaties is ongetwijfeld ruimtemonitoring. Dit hoeft niet te verbazen. Wereldwijd onderbenutten ondernemingen gemiddeld 30 tot 40% van hun ruimte tijdens een doorsnee werkdag. Het gebruiken van eenvoudige analyses op basis van sensoren om inzicht te verkrijgen in de bezetting van een gebouw kan hun heel wat besparingen opleveren. Gegevens over de bezetting geven de nodige inzichten om onbenutte ruimte te verminderen en het vastgoedgebruik te maximaliseren. Bovendien informeren deze gegevens over effectievere kantoorlandschappen en helpen werkplekbeheerders de optimale verhouding tussen werkplekken en werknemers in een activiteitsgestuurde werkomgeving te bepalen.

#2 Assisteren

Het in real time meten van de bezetting is essentieel om ruimte te optimaliseren. Dezelfde gegevens, weergegeven via verschillende touchpoints, kunnen medewerkers echter ook ondersteunen om de werkplek zo productief mogelijk te benutten. Gebruikers van een gebouw verwachten dat ze grotendeels op dezelfde manier met hun gebouw kunnen omgaan als ze met andere zaken in hun dagelijkse leven doen: vanaf hun smartphone. Het is daarom niet langer een optie, maar een must om de realtimebeschikbaarheid van ruimtes op een mobiele app weer te geven. Andere mogelijke touchpoints zijn kiosks in drukbezochte ruimtes, of een chatbot voor zij die de voorkeur geven aan een gespreksbelevenis.

smart workplace assitance #2 Assist

#3 Transformeren

Werkomgevingen met vaste werkplekken toegewezen per individu maken steeds meer plaats voor meer mobiele kantoorlandschappen die een flexibele manier van werken ondersteunen. Dienstlevering volgens vaste plannen en schema’s wordt op grotendeels dezelfde manier vervangen door een resultaatgericht dienstenmodel. Deze nieuwe, dynamische manier van dienstverlening stelt mensen voorop en wordt uitgevoerd waar ze het meest nodig is. Ze wordt gestuurd door het werkelijke gebruik, dat in real time wordt gemonitord. Gebruikers kunnen bovendien ook diensten op aanvraag doorgeven. Schoonmakers en technici ontvangen visuele instructies op hun smartphone die op een vloerplan aanduiden waar ze moeten zijn en welke taak ze daar dienen uit te voeren. Een voorbeeld van een dergelijk scenario is COBUNDU™’s Cleaning Manager.

Gebruiken van bestaande gegevens (waarvan u het bestaan niet eens afwist)

Om de toepassing van IoT in de werkplek rendabel te maken, volstaat het om op één toepassing, zoals ruimteoptimalisatie te focussen. Het rendement kan echter nog groter zijn door een aantal scenario’s te combineren. Bedrijven gebruiken steeds vaker reeksen van gegevens die voor een specifiek scenario zijn verzameld om ook andere scenario’s mogelijk te maken. Ze laten het niet langer bij het monitoren en analyseren, maar gebruiken realtimesensorgegevens om meer reactieve ruimtes en diensten te creëren.

Het is ook niet altijd nodig om nieuwe sensoren te installeren. De kans bestaat dat u al over heel wat gegevens omtrent het gebouw (bijv. gegevens over comfort) in een BMS (Building Management System) beschikt. In dat geval is het verstandig om deze gegevens vrij te geven en ze beschikbaar te stellen in een smartbuildingplatform zoals COBUNDU™.

Neem gerust contact met ons op en ontdek hoe uw onderneming uit slimmewerkplekscenario’s voordeel kan halen.