Die gevreesde bijeenkomst komt regelmatig – u weet waar we het over hebben, waar de lastige vragen gesteld worden, zoals:

  1. Hoeveel m² heeft onze organisatie?
  2. Hoeveel m² hebben we eigenlijk nodig?
  3. Wat zijn onze ruimtekosten en kunnen die worden gereduceerd?

De antwoorden zijn van vitaal belang – ondanks de toename in werken op afstand en de groeiende integratie van fysieke en virtuele omgevingen, blijft vastgoed een van de meest kostbare assets. En veel organisaties vinden het moeilijk om hun portfolio’s van gebouwen en locaties af te stemmen op hun continu veranderende bedrijfsstrategieën en nieuwe manieren van werken.

Toegegeven, stenen flexibel maken is een hele uitdaging. Toch moeten zakelijke vastgoedbeheerders zorgen dat hun gebouwen aansluiten bij de kernbehoeften van hun organisatie om competitief te blijven en flexibiliteit te introduceren op de werkplek.

Waar te beginnen?

Eerst moet u het aantal m² te weten komen, wat al een hele uitdaging is – niet alleen omdat de oppervlakte vaak afwijkt van de officieel geleasete oppervlakte, maar ook omdat internationale bedrijven geen universele ruimtestandaard gebruiken; en wereldwijde rapportage is niet mogelijk met verschillende normen.

De oppervlakte kennen betekent dus dat alle ruimtegegevens moeten worden vastgelegd op een gestandaardiseerde manier (bijv. ISO, EN), en op één enkele plek (enkele informatiebron) opgeslagen en centraal beheerd moeten worden.

Om inzicht te verkrijgen in het ruimtegebruik, is gegevensvisualisatie erg belangrijk; dit kan worden gedaan door CAD-tekeningen te converteren in ruimtelijke gegevens (die kunnen worden gevisualiseerd op vloerplannen), en – wanneer u nog een stap verder wilt gaan – geïntegreerd met BIM (gebouwinformatiemodellen), GIS (geografische informatiesystemen) en sensornetwerken.

Hoe moet u uw ruimtebehoefte beoordelen?

Hoe kunt u, wanneer u weet wat u heeft, objectief bepalen wat u nodig heeft?

Dit vereist de combinatie van verschillende soorten informatie:

Metingen van bezettingsgraad: bijhouden van bezetting van vergaderzalen, werkplekken enz.
Planning van het aantal personen en benodigde werkplekken, afhankelijk van HR-strategie
Ratio van gedeelde werkplekken: een slimme werkstrategie probeert deze ratio te reduceren, zonder comfort en productiviteit te reduceren
Ruimte toegewezen per werkplek, hetgeen vooral afhangt van het soort kantoorontwerp dat u kiest

Door al deze gegevens te integreren, kunnen zakelijke vastgoedbeheerders de ruimtebehoefte en het ruimtegebruik van de organisatie in kaart brengen en optimaliseren.

Inzicht verkrijgen in de totale huisvestingskost

Nu u het werkelijke en benodigde ruimtegebruik kent, hoeveel kost deze ruimte (alles bij elkaar)?

Door de verzamelde gegevens te converteren naar ratio’s zoals bruto/netto/bruikbaar m² en kosten/fte, kunnen vastgoedbeheerders hun ruimtekosten objectief evalueren en benchmarken.

De totale kosten van uw gebouwen bedragen natuurlijk meer dan de huur van uw geleasete ruimte alleen – dit omvat huur, kosten, services, energie, onderhoud, projecten enz. Alleen wanneer u rekening houdt met al deze kosten, kunt u de totale huisvestingskost bepalen. De volgende stap is de resultaten te benchmarken met marktconforme gebouwen, hetgeen u in staat zal stellen om uw gebouwenprestaties te evalueren.

Met deze inzichten kunt u naar de potentie voor prestatieverbetering kijken binnen het huidige portfolio, of alternatieven die op de markt beschikbaar zijn onderzoeken en evalueren.

Wilt u graag meer te weten te komen over het in kaart brengen en beheren van ruimte? Lees hier meer.