Tegenwoordig kunnen bedrijven in tal van Europese landen met één enkele munteenheid zaken doen. Maar hoe zit dat met de munteenheid van vastgoed? De basismeeteenheid van commercieel vastgoed is oppervlakte, en facility en property managers krijgen nog steeds met tal van verschillende (nationale) meetstandaarden te maken. Eénzelfde netto-oppervlakte kan tot wel 10% verschillen afhankelijk van de gebruikte meetstandaard, hetgeen het benchmarken van de performantie van gebouwen of de kosten van facilitaire diensten onmogelijk maakt.

De standaardisering van ruimtebeheer is slechts een van de domeinen die door de Europese facilitaire norm (EN 15221) wordt aangepakt. Deze norm werd door 30 deelnemende Europese landen aanvaard en wordt steeds meer gebruikt door zowel ondernemingen als overheidsinstanties.

Waarom deze norm gebruiken?

Een (nieuwe) norm implementeren vergt veel werk en facility managers kampen al met een hoge werkdruk. Dus waarom die moeite?

Er zijn tal van goede redenen, maar de belangrijkste is dat deze norm de professionele, grensoverschrijdende FM-beoefening ondersteunt en een langetermijnstrategie met meetbare verbeteringen mogelijk maakt. De norm helpt ervoor te zorgen dat facility managers en dienstverleners dezelfde taal spreken, best practice-processen aannemen en uiteindelijk de performantie vergelijken en verbeteren.

De voornaamste praktische voordelen zijn:

  • Het vermijden van tijd- en geldverspilling door het opnieuw uitvinden van het wiel
  • Verbeterde communicatie en transparantie op vlak van aanbesteding
  • Verbeterde procesefficiëntie en resultaten
  • Objectieve kwaliteitsmetingen en verhoogde klantentevredenheid
  • Betrouwbare en zinvolle (internationale) benchmarking van kosten en performantie
  • Minder tijd verliezen aan het ‘blussen van brandjes’ zorgt voor meer focus op innovatie

Wat houdt de Europese norm in?

EN 15221 BESTAAT UIT 7 LUIKEN

EN 15221-1 Facility Management – Termen en definities (2007)

Binnen Europa worden facility management, de focusgebieden daarvan en de terminologie op veel verschillende manieren opgevat. Deze eerste norm legt termen vast die in alle Europese landen verstaanbaar zijn en verschaft een gemeenschappelijke zienswijze wanneer we het over facility management hebben. De norm verduidelijkt ook hoe facility management de primaire en ondersteunende processen van een organisatie op 3 niveaus (strategisch, tactisch, operationeel) met elkaar verbindt.

FM-MODEL

EN 15221-2 Leidraad voor het opstellen van facility management-overeenkomsten (2007)

In dit luik worden richtlijnen gegeven over het uitwerken van contractovereenkomsten tussen partijen die betrokken zijn bij de FM-dienstverlening. Het helpt u bij het bepalen van de omvang van het contract en het selecteren van de juiste partners. Het kan ook worden gebruikt om de verantwoordelijkheden van het interne team uit te tekenen.

EN 15221-3 Kwaliteit in facility management

Dit derde luik biedt een richtlijn voor het meten, behalen en verbeteren van kwaliteit in facility management: gedetailleerde instructies voor het opstellen van SLA’s en KPI’s; procesomschrijving van kwaliteitsbeheer in facility management.

EN 15221-4 Taxonomie van facility management (2012)

Dit luik richt zich op het concept van geclusterde facilitaire producten/diensten door het definiëren van relevante interdependenties tussen service-elementen en hun hiërarchische structuren, bijbehorende voorwaarden en kostentoewijzing.

EN 15221-5 Facilitaire processen (2012)

Dit vijfde luik biedt FM-organisaties richtlijnen voor het ontwikkelen en verbeteren van hun strategische, tactische en operationele processen ter ondersteuning van de primaire activiteiten.

EN 15221-6 Oppervlaktemeting in facility management (2012)

Het zesde luik biedt een gemeenschappelijke basis voor planning en ontwerp, oppervlakte- en ruimtemeting voor bestaande gebouwen en gebouwen in ontwerp of ontwikkeling, inclusief tal van visuele weergaven en levensechte voorbeelden. Dit luik is geschreven vanuit het standpunt van de gebruiker en biedt een kader voor het meten van oppervlaktes binnen en buiten gebouwen.

EN 15221-7 Benchmarken van facility management (2013)

Meetwaarden zonder een referentiepunt hebben weinig zin. Pas wanneer operationele gegevens in vergelijkbare informatie worden omgezet, kan u de performantie beginnen te benchmarken en begrijpen. Opdat de gegevens vergelijkbaar zijn, moeten ze volgens een gangbare norm worden ‘genormaliseerd’. Dit laatste luik ondersteunt facility managers bij het definiëren van doeltreffende en uniforme benchmarks op een lokaal, nationaal of internationaal niveau om inzicht in de performantie en kosten te verschaffen.

Voortdurend verbeteringsproces

De huidige rol van facility managers breidt uit en hun impact op het succesvol ondernemen neemt toe. Het Internet of Things (IoT) vindt zijn intredein facility management en FM’s rapporteren steeds meer aan het C-level. Dit zorgt ervoor dat de mogelijkheid om gegevens te verzamelen, te begrijpen en te benchmarken een steeds meer centrale plaats in hun rol inneemt.

Hierdoor is het in facility management noodzakelijk om normen toe te passen om gegevens te verzamelen, doelstellingen te formuleren en performantie te monitoren. De facilitaire EN 15221-norm (en toekomstige ISO 41000-norm die hier een deel van zal integreren) maakt dit mogelijk.

De implementatie van de Europese norm (CEN) kan verder worden ondersteund door IWMS/FMIS-software. Overweegt u de aanschaf van een softwarepakket voor het beheren van een groot portfolio of wilt u in staat zijn om resultaten volgens internationale standaarden te benchmarken? Opteer dan voor een geïntegreerde oplossing die best practices integreert op basis van de Europese norm.

MCS Consultancy beschikt over ruime ervaring op het gebied van Europese standaardisatieprojecten, gaande van ruimtebeheer, het uitbesteden van projecten tot het definiëren van slimme KPI’s en benchmarking. Neem contact met ons op voor meer informatie.