Hoewel de verantwoordelijkheden van facility managers snel lijken te veranderen, stellen velen deze rol nog gelijk met een brandjesblusser die van aanpakken weet. Dit hands-on stereotype kan een domino-effect hebben op uw reputatie en status en staat in contrast met het toenemend belang van data-analyse in facilitair beheer. In werkelijkheid kan de nieuwe facility manager beide aanpakken, en tegelijk het C-level van gegevensinput voorzien, hetgeen voor iedereen van invloed is op een meer intrinsiek niveau.

Maar al te veel ondernemingen zijn nog steeds van mening dat de uitgaven aan technologieën voor planning en gegevensverzameling onbetaalbaar zijn. Hierdoor wordt facility managers een reactieve manier van management opgedrongen. Deze denkwijze, waarin troepen op post staan, kan eenvoudig naar facility managers zelf uitbreiden. Hun rol wordt dan grotendeels beperkt tot het oplossen van meldingen en problemen in een gebouw.

Dit betekent niet alleen een verkeerd gebruik van de geavanceerde softwareoplossingen die facility managers ter beschikking hebben, maar een koers die ervoor dreigt te zorgen dat facility managers zich voorbij gestreefd voelen op het gebied van geavanceerde technologie. Ontwikkelingen op het gebied van BIM, IoT en de vraag naar flexibele werkplekken zorgen ervoor dat de rol van de facility manager grondig wordt vernieuwd en aangescherpt.

Wachten op klachten is niet de juiste aanpak. Facility managers moeten er net voor zorgen dat ze in staat zijn om proactief potentiële problemen te signaleren en tijdig met oplossingen klaar te staan.

Problemen oplossen als ze zich voordoen

De gebruikelijkste FM-benadering is het aanpakken van problemen wanneer ze een kritiek stadium bereiken, waardoor systemen vastlopen. Dit kan een noodzakelijke strategie lijken, aangezien de meeste facility managers overspoeld worden door verzoeken om allerlei taken uit te voeren. Er heerst een aanhoudend gevoel dat de rol van FM primair dient te focussen op het aanpakken van problemen, en in mindere mate op gegevensanalyse.

Het probleem hier is dat wanneer systemen tegelijk uitvallen, er uiteindelijk voortdurend brandjes worden geblust. Gedurende de tijd dat systemen platliggen, wordt de productiviteit aangetast, waardoor in het ergste geval een heel gebouw (of zelfs een portfolio aan eigendommen) buiten werking treedt.

Wanneer criteria en gegevens niet worden geëvalueerd, is het opmerken van potentiële problemen mogelijk niet zo vanzelfsprekend. Absenteïsme bijvoorbeeld is een factor waar een facility manager pas rekening mee zal houden wanneer hij een gegevenscorrelatie opmerkt, zoals ziekteverzuim in een kantoorruimte en de condities van die ruimte.

Neem nu het voorbeeld van het in de gaten houden van algemene toekomstige problemen zoals antibiotische en antibacteriële resistentie. Een e-mail of een blogpost die dit probleem signaleert, wordt mogelijk niet ernstig genomen, maar uit uw gegevens kan mogelijk snel blijken dat het écht een probleem vormt, waardoor misschien nieuwe schoonmaakprocedures vereist zijn. Het combineren van het gebouwbeheersysteem (BMS) met BIM en andere manieren van big data-verzameling kan deze tendensen aan het licht brengen en u in staat stellen om vroegtijdig maatregelen te treffen.

Monitoren en vooruit kijken

Tijd besteden aan proactieve planning en risicobeoordeling zal deze constante problemen doen verminderen, waardoor er in de toekomst meer tijd ontstaat voor andere minder praktische werkzaamheden. De mogelijke besparingen op het gebied van uitvaltijd en levensduur van hardware kunnen de onderneming aanzienlijke kostenbesparingen opleveren, en maken het leven er aanzienlijk eenvoudiger op.

Het is bovendien belangrijk om mee te geven dat het reageren op problemen niet alleen draait om fysieke problemen zoals het uitvallen van een machine of systeemstoringen. Andere omgevingsfactoren zoals verlichting of geluidsisolatie, die een directe invloed hebben op de mogelijkheid van de gebruikers van het gebouw om te werken, zijn evenzeer van cruciaal belang.

Het einddoel omvat het beheren van een waaier aan technologische oplossingen. Het efficiënt toepassen en gebruiken van BIM in combinatie met uw BMS stelt u in staat om gegevens op een 3D-model te projecteren en te zien waar bijvoorbeeld leidingen en kabels lopen, zodat technisch onderhoud eenvoudiger wordt.

Dankzij big data en machine learning kan u het maximum uit IoT halen en tendensen in complexe gegevensreeksen herkennen. Er is zelfs ruimte voor eenvoudige feedback van de gebruikers van een gebouw. Deze combinatie van gegevensanalyse en directe feedback optimaliseert de mogelijkheid om onderhoud via het CMMS in te plannen, waardoor toenemende veroudering en slijtage eenvoudig kan worden gelogd.

De toekomst begint vandaag

Tot dan is een meer geleidelijke overgang de beste aanpak voor drukbezette facility managers. De installatie van tijdelijke sensoren kan onmiddellijke feedback verschaffen zodat u veranderingen kan doorvoeren, terwijl u vertrouwd raakt met het gebruik van de vele facetten van een complex BMS.

Eenvoudige ad-hocoplossingen zoals tools voor directe feedback – het gebruik van tablets zoals toegepast in luchthavens of knoppen om de tevredenheid van een bepaalde ruimte of dienst (zoals toiletten) te registreren – zijn basisoplossingen, maar daarom niet minder doeltreffend. Het creatief omspringen met gegevensverzameling kan de rechtstreekse betrokkenheid verminderen. Niet langer doelloos met een klembord ronddwalen – laat de gegevens tot u komen!

Dit alles hoort deel uit te maken van een geleidelijke overgang. De meeste facility managers gaan nog steeds volgens een invoergebaseerde benadering te werk, waarbij afgegaan wordt op binnenkomende rapporten om problemen op te lossen. Het absolute minimum is nu een prestatiegerichte benadering, waarbij systemen gegevens verzamelen en vooraf oplossingen voorstellen.

De ultieme doelstelling is een resultaatgerichte aanpak, waarbij deze gegevens op het hoogste niveau kunnen worden verzameld, geanalyseerd en toegepast om KPI‘s te bereiken. Wanneer u uw tijd niet meer alleen aan het blussen van brandjes besteedt, kan u meer inspanning steken in het uitwerken van werkwijzen om de gebruikerservaring te evalueren en te verbeteren, hetgeen zichtbare dagelijkse voordelen voor de hele organisatie oplevert.

Het onder de knie krijgen van nieuwe softwareoplossingen biedt tal van voordelen op korte en lange termijn. Gezien de manier waarop facility management naar een toegenomen integratie van sensoren, machine learning en automatisering van een aantal technische elementen evolueert, zullen gegevensanalyse en planning het gros uitmaken van een toekomstige rol. Hierop nu grip krijgen, brengt facility managers in een goede positie en is ook vandaag al zinvol en nuttig.