Je naam op een papiertje of Exceldocument vermelden om een vergadering te boeken wordt terecht naar de prullenmand verwezen. En hoewel kantoortools als Outlook ideaal zijn om samen te werken en vergaderingen in te plannen, blijkt hun nut voor het reserveren van fysieke ruimtes, diensten en middelen eerder beperkt.

Softwareapplicaties voor reserveringsbeheer bieden uitgebreide voordelen voor de efficiëntie in alle afdelingen. Door de explosie van het internet der dingen kunnen geavanceerde systemen nu ook live-data van sensoren integreren. Draadloze sensoren in vergaderruimtes registreren gegevens over comfort en bezetting en tonen deze informatie in real time op plattegronden. Outputapparaten zijn tegenwoordig gevarieerder (kiosken, mobiele apps, displays aan vergaderzalen) en gebruikersinterfaces zijn eenvoudiger te bedienen. Het resultaat is een intuïtievere en allesomvattendere oplossing voor reserveringsbeheer, die van het boeken van vergaderruimtes een fluitje van een cent maakt.

Meetingmalaise

De ouderwetse manier om een vergaderzaal te reserveren draait soms uit op een logistieke nachtmerrie. Vergaderingen beginnen vaak te laat of eindigen later dan gepland, en veroorzaken zo een achterstand die in de loop van de dag alleen maar erger wordt.

Een ruimte reserveren garandeert niet altijd dat u die ook krijgt, en dat leidt regelmatig tot onvoorziene conflicten. Het gevolg is dat een pak mensen tijd staat te verspillen buiten de vergaderzaal of uiteindelijk zelf op zoek gaat naar een geschikte ruimte voor een meeting die al weken geboekt was.

Het goede nieuws is dat het ook anders kan. Integreer een oplossing voor het beheer van vergaderingen en reserveringen naadloos in uw bestaande FM-architectuur en automatiseer zo het hele proces. En overweeg, voor maximale impact, een reserveringsmodule die deel uitmaakt van een modulair platform voor facility management. Zo haalt u voordeel uit een standaard procesintegratie met recepties, de helpdesk, werkorderbeheer en nog veel meer.

Ongeacht de fase – de reservering zelf, de administratieve verwerking of concrete dienstverlening – wordt een meeting beleggen voortaan kinderspel. Het grootste voordeel is dat het voorzien van een groot aantal touchpoints betekent dat elk type medewerker in elke situatie reserveringsopties heeft.

Keuzes bieden

Bedrijven beschouwen software-implementatie vaak als een gevaarlijk proces. Moderne reserveringsmanagementsoftware is echter ontworpen voor snelle activatie en dito gebruik. Een waaier aan kanalen speelt in op diverse gebruikers en situaties of past zich, naargelang het tijdstip, aan dezelfde gebruiker aan. Met een mobiele app kunt u op weg naar het werk bijvoorbeeld een vergaderzaal boeken. Of bij aankomst de interactieve kiosk in de receptie gebruiken om een vrije ruimte te reserveren.

U kunt ook een samenwerkingstool als Skype gebruiken en een chatbot vragen om een geschikte ruimte te zoeken en boeken voor u en uw gasten. Of u kunt uit de losse pols een ruimte reserveren via het scherm aan de vergaderzaal van uw keuze. Uiteraard kunt u nog altijd reserveren van op uw bureaustoel, via die ‘oude vertrouwde’ webinterface, en uw gasten kunnen dan de kiosk raadplegen om de vergaderzaal te vinden.

Touchpoint-specifieke interfaces

Elk van deze touchpoints biedt verschillende voordelen, en een gebruikersinterface aangepast aan de situatie. Als dat zinvol is, kan een plattegrond geïntegreerd worden. Kleurgecodeerde plattegronden tonen in een oogopslag welke ruimtes bezet zijn, binnenkort vrijkomen of nu vrij zijn. Door het aanklikken of -tikken van deze ruimtes kunnen gebruikers specifieke omgevingsdata bekijken, net als een afbeelding en algemeen overzicht van de locatie.

Touchpoint-specifieke functies bieden verschillende zoektools om de zoektocht naar de perfecte ruimte makkelijker te maken. Apps stroomlijnen het proces door ruimtes aan te bevelen op basis van een aantal sleutelcriteria. Een Skype-assistent biedt eenvoudigere antwoorden op specifieke zoekopdrachten, terwijl de geavanceerde zoekfunctionaliteit van een webinterface veel meer data in petto heeft.

Voor reserveringen op korte termijn, of deelnemers die net voor de meeting aankomen, kunnen individuele schermen bij elke ruimte onmiddellijk visuele feedback geven. De schermen aan een vergaderruimte tonen een lijst met geplande events voor die ruimte, en het lopende event. Aan de zijkant van het scherm kunnen leds visueel aangeven of een vergaderruimte beschikbaar is. Logischerwijze betekent groen dat een ruimte vrij is, rood dat ze bezet is.

Een vlottere aanpak van uw reserveringsbeheer

Het reserveringsproces verbetert niet alleen de betrouwbaarheid voor de mensen die de vergaderzalen gebruiken. Het laat ook toe uw middelen te catalogeren en op te volgen. Bovendien kunt u er apparatuur mee aanvragen of, tegelijk met een vergadering, ook eten bestellen. Het registreren van deze bestellingen kan gebruikt worden voor kostenbepaling en om de aankoop en distributie van middelen in te schatten.

De software stuurt deze bestellingen automatisch en op tijd door naar de relevante afdeling. Zo zijn de middelen beschikbaar wanneer u ze nodig hebt. U kunt, op weg naar het werk, een vergadering boeken, en de ruimte lokaliseren op de kiosk aan de ingang van het gebouw. Bij aankomst aan de ruimte, staan de drankjes al voor u klaar.

Het nut van reserveringssoftware blijft overigens niet beperkt tot het boeken van ruimtes en aanverwante diensten. Medewerkers kunnen de software prima gebruiken om parkeerplaatsen, poolauto’s of andere apparatuur en diensten die niet aan vergaderruimtes verbonden zijn, te reserveren.

Optimalisering van de ruimte

Vergaderingen die op tijd beginnen, geven minder aanleiding tot ergernis, en de uitgespaarde tijd kan elders beter worden besteed. Het verbeteren van de gebruikersbelevenis bij het boeken en organiseren van vergaderingen, is een gegarandeerde opsteker voor het welzijn van de werknemers. En een meeting die vlot en comfortabel verloopt, is gegarandeerd productiever. Omdat hun ontvangst in het systeem geïntegreerd zit, verloopt het proces ook vlot voor de bezoekers. Hun indruk van het bedrijf is die van een innovatieve, goed geoliede machine.

Maar het digitaliseren van deze informatie biedt ook tastbaardere voordelen. De mogelijkheid om het gebruik op te volgen, laat een beter beheer van ruimtes en middelen toe, alsook gedetailleerde kostenberekeningen voor een onderdeel dat soms wat verwaarloosd wordt.

reserveringsbeheer
 
Vergaderzalen kunnen zelfs een proeftuin vormen voor nieuwe optimalisaties en uitrusting, nog voor hun uitrol over een volledig complex. Reserveringssoftware is in vele opzichten een microkosmos van de verbeteringen die IWMS/CAFM aan bedrijven voorstelt: het bieden van optimale efficiëntie.

Hoe beheert u reserveringen? Hebben meetings u recent enkele nachtmerries bezorgd? Neem dan gerust contact met ons op om uw ervaringen te delen of meer te vernemen over onze reserveringsoplossingen.