Als professioneel zakelijk vastgoedbeheerder/facility manager coördineert u de fysieke (en toenemend digitale) werkplek en probeert u de veranderende behoeften van het personeel van vandaag af te stemmen op beschikbare ruimte en fysieke assets. Het is een uitdagende job die vereist dat u en uw team meerdere disciplines integreren om de functionaliteit van de gebouwde omgeving te garanderen: onderhoudsplanning, dienstverlening, helpdesk- en werkopdrachtuitvoer, monitoring van energie, ruimte- en verhuisbeheer enz.

Groeiende domeinconvergentie

De behoefte aan integratie wordt versterkt door verstorende trends op de werkplek die convergentie tussen de domeinen van vastgoedbeheer, werkplekbeheer en facilitair beheer bevorderen:

  • Flexibele werkplekken en slimme werkstrategieën hebben een effect op vastgoedinvesteringen
  • FM-strategieën zijn belangrijk voor de manier waarop mensen werken en spelen een toenemende rol in werkgeverbranding
  • Beslissingen omtrent vastgoedportfolio worden beïnvloed door de totale operationele kosten tijdens de levensduur (van het gebouw) van het facilitair beheer

Om het versnelde tempo van verandering en innovatie bij te houden, beveelt analystenbedrijf Gartner in zijn laatste rapportage organisaties aan om te profiteren van de mogelijkheden van een snelgroeiende IWMS-markt.

De voordelen van een geïntegreerd managementhulpmiddel

Er zijn veel standalone softwarehulpmiddelen beschikbaar waarmee u een specifiek gebied zoals energie, onderhoud of reserveringen kunt beheren. Het punt is dat deze gebieden in werkelijkheid niet op zichzelf staan; ze zijn op verschillende manieren met elkaar verbonden. Laten we een aantal voorbeelden bekijken om dit duidelijk te maken:

  • Preventief onderhoud beïnvloedt energieverbruik
  • Verbeterd facilitair vorraadbeheer maakt soepeler uitvoer van werkopdrachten mogelijk
  • Dynamische zaal- en werkplekreserveringen beïnvloeden ruimtegebruik en -planning
  • Een wijziging in ruimtetoewijzing kan een afwijkende kostenverdeling vereisen
  • Een verhuizingsinspectie genereert onderhoudswerkopdrachten
  • Renovatieprojecten beïnvloeden de opbrengst van commercieel vastgoed
  • Verandering van lease accounting (FASB) heeft significante effecten op het vastleggen van vastgoedgegevens en rapportagevereisten

Een decentrale benadering van facilitair beheer, met afzonderlijke hulpmiddelen, maakt het moeilijk om al deze verbindingen te zien en hun invloed te begrijpen. Een gebrek aan integratie vergroot ook het risico van menselijke fouten, als gevolg van handmatige gegevensuitwisseling, en veroorzaakt slechte beslissingen als gevolg van verschillende gegevensdefinities. Het betekent dat bedrijven geen controle hebben over hun vastgoed en inzicht in de algemene prestaties ontberen.

Zelfs wanneer u momenteel behoefte heeft aan softwareondersteuning voor het beheren van bepaalde activiteiten (bijv. preventief onderhoud), is het altijd een goed idee om een oplossing te overwegen die deel uitmaakt van een modulair, geïntegreerd platform. Zo kunt u beginnen met een oplossing en geleidelijk – wanneer uw organisatie er klaar voor is – andere componenten gaan inzetten.

Integratie van meerdere niveaus

Industrie-experts zoals Gartner zijn het met elkaar eens: om werkplekresources te optimaliseren, is een geïntegreerde suite van softwarefunctionaliteit die globale procescontrole en gestandaardiseerde rapportage biedt, een vereiste. Maar er zijn meer dimensies van integratie die u in overweging moet nemen:

  • Gebruikerservaring: de gebruikerservaring stroomlijnen voor iedere interactie (web, mobiel, interactieve touchscreens en kiosken) vergroot effectieve gebruikersaanpassing en draagt zo bij aan een productievere werkomgeving
  • Hardware-integratie: Controleer of IWMS/FMIS-software een verbinding kan maken met externe bronnen, zoals energiemeters en bezettingsgraadsensoren. Wanneer uw organisatie in het verleden in een gebouwbeheersysteem heeft geïnvesteerd, wilt u misschien dat de software in staat is om ook van dat systeem gegevens te integreren, zodat u uw bestaande IT-investering optimaal kunt benutten.
  • Integratie met derden: Integratie met de diensten van aanbieders van uw bedrijfsprocessen verbetert uw vermogen om de kwaliteit en kosten van deze diensten in de gaten te houden. Het betekent bijvoorbeeld dat u uw onderhoudsaanbieder kunt betalen op basis van gerealiseerde assetconditie. Connectiviteit met derden gaat ook om het vastleggen van CAD- en BIM-gegevens in het platform of het integreren met bedrijfsbrede ERP-software, zoals SAP.
  • Internet of Things: IoT-integratie kan u ondersteunen om een betere werkomgeving te creëren door flexibel ruimtebeheer en effectief gebruik van resources, op basis van accurate gebruiksgegevens van sensornetwerken.

MCS Solutions werkt samen met bedrijven om synergieën te creëren in vastgoed-, facilitair en werkplekbeheer. Het team staat dit jaar op de Facilities Show in Londen van 21 tot en met 23 juni. Kom langs op onze stand of bezoek onze website om meer te weten te komen over de geïntegreerde IWMS/FMIS-oplossingen van MCS Solutions.