Het lokaliseren en beheren van assets is essentieel om een zo hoog mogelijk rendement op de investering van een organisatie in gebouwen en apparatuur te realiseren. De eerste stap in het beheer van fysieke assets is een centrale inventarisatie van alle assets die onderhoud vereisen.

Lokaliseren van assets: een centrale databank biedt een compleet overzicht van alle assets

Het is van essentieel belang om gestructureerde assetgegevens in één plaats te bundelen. Hierdoor hebt u een globaal overzicht over al uw assets. Daarnaast is gerelateerde informatie zoals onderhoudshistoriek en inspecties, nalevingsvereisten, huidige conditie, locatie en kosten beschikbaar.

Inventaris in boomstructuur

De beste manier om uw assets te structureren is het creëren van een dubbele boomstructuur om uw geïnstalleerde apparatuur in kaart te brengen. Een dergelijke structuur symboliseert een hiërarchie en geeft de verbanden tussen de verschillende elementen weer.

De eerste is de LOCATIESTRUCTUUR: door deze boomstructuur aan te houden, kan u schakelen tussen geografische regio’s, sites, gebouwen, verdiepingen, zalen, enz.

De tweede is de INSTALLATIESTRUCTUUR met alle fysieke assets zoals HVAC, elektrische installatie, het gebouw zelf en brandveiligheid. Deze assets kunnen verder in subsystemen worden onderverdeeld. U kan de HVAC-tak bijvoorbeeld opsplitsen in installaties zoals luchtbehandelingsunits, verwarmingssystemen en koelers. Elke installatie kan verder worden opgesplitst in relevante subelementen. In een luchtbehandelingsunit kunnen we bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen de filtersectie, ventilator, luchtbevochtiger, koelspiraal, verwarmingsspiraal, enz. Op elk niveau moet het mogelijk zijn om aan de apparatuur een materiaallijst (BOM) met een lijst van de belangrijkste reserveonderdelen te koppelen. Zo vinden technici snel terug welke onderdelen zij nodig hebben voor hun interventies.

Installatie- en locatiebomen zijn twee verschillende soorten structuren. Idealiter zijn ze niet samengevoegd maar aan elkaar gekoppeld. Elke asset kan dan op een flexibele manier met een locatie worden verbonden. Daardoor is het mogelijk om installaties van de ene naar de andere plek te verhuizen zonder de installatie te moeten herlabelen (en dus de onderhoudshistoriek ervan kwijt te raken).

Assetinventaris: mate van detail

Hoe gedetailleerd moet een boomstructuur zijn?

Als vuistregel geldt: probeer de mate van detail te beperken. Hoe meer gedetailleerd u de structuur maakt, hoe meer tijd u nodig zal hebben om de structuur up-to-date te houden en uw assets voor lokaliseringsoeleinden te labelen.

Een detailniveau toevoegen is gerechtvaardigd indien dit nodig is met het oog op naleving. Een andere reden zou kunnen zijn dat u onderhoudshistoriek en -kosten wil kunnen opvolgen. Bijvoorbeeld: u wil de kost weten voor alle luchtbevochtigingssystemen in uw gebouw.

Indeling van assets

Om de identificatie van assets te vereenvoudigen, gebruik een standaardtaxonomie (zoals OmniClass of Uniformat) die technische installaties en onderdelen indeelt.

Lokaliseren van en interageren met assets via CAD of BIM

Onderhoudssoftware kan u helpen een assetregister aan te maken met behulp van CAD of BIM als as-built-gegevensbronnen. Met de software kan u ook zalen en assets op vloerplannen of in een 3D-BIM-model zoeken en visualiseren U kan assets zoeken op basis van categorie of andere criteria. En u kan de resultaten op vloerplannen of zelfs in een 3D-model visualiseren met behulp van markeringen.

Hierbij biedt de software ruimtelijke informatie voor onderhoudswerkzaamheden of vervanging van assets. Stel dat een fabrikant een specifiek item terugroept, zal u met de software gemakkelijk alle items in uw fysieke omgeving kunnen lokaliseren.

CMMS-software zoals myMCS importeert lay-outs/geometrieën van CAD of BIM en slaat alle ruimtelijke informatie als intelligente database-objecten op. Wijzigingen van gegevens op plattegronden/3D-modellen worden in de database weerspiegeld. Dankzij een sterke integratie met BIM (inbedden van BIM) kan u uw assets op eender welk moment snel zoeken en visualiseren.

Lokaliseren en beheren van assets

Voor lokaliseringsdoeleinden dient u elke asset in uw inventaris te identificeren met een label of tag. Overweeg het gebruik van QR-codes of barcodes: deze codes kunnen eenvoudig met een mobiele app bij elke activiteit worden gescand. Een technicus scant de code wanneer hij aan een interventie begint. De bijbehorende werkbon zal dan automatisch aan de juiste asset, op het juiste niveau worden gekoppeld. Alle activiteiten worden automatisch in werkbonnen opgeslagen en aan de installatie gekoppeld. Dit geeft de beheerder volledige controle over zowel de kost als de technische historiek.

Het lokaliseren van assets legt de basis voor onderhouds- en vastgoedbeheer

Onderhoudssoftware ondersteunt u bij het inventariseren en lokaliseren van assets. Wenst u graag meer informatie of heeft u advies nodig inzake best practices? Neem gerust contact op met het MCS-team.