Werkplekbeheer en facility management zijn tientallen jaren lang ongewijzigd gebleven, maar worden nu een pijler die voor globale organisaties belangrijker wordt bij het nemen van beslissingen. Toch lopen vele bedrijven nog achter de feiten aan wanneer het aankomt op het implementeren van systemen die nodig zijn om de meeste taken van de FM te vervullen.

Het probleem: handmatige inefficiëntie in een digitaal tijdperk

Aan de hand van moderne technologieën kunnen we vele processen die bij het beheer van een gebouw betrokken zijn, digitaliseren en automatiseren. Terwijl andere bedrijfstakken allang de voordelen van software upgraden en gewoontes veranderen hebben erkend, wordt dit bij facility management vaak over het hoofd gezien.

Interventieaanvragen worden nog vaak per telefoon gedaan en met de hand op papier of in een rudimentaire spreadsheet geregistreerd. Werkopdrachten en routines worden op dezelfde wijze geprint of gedicteerd, terwijl er bij een defect een ingenieur nodig is om ter plaatse een inspectie uit te voeren voordat het probleem kan worden opgelost.

Dit betekent niet alleen tijdverlies voor het FM-team, maar ook dat er informatie verloren gaat die deze mensen hadden kunnen verzamelen. Door onderdelen, resources en handelingen centraal bij te houden, kunnen FM’s handelingen en rapporten veel efficiënter uitvoeren.

Wat voor vele mensen eerder een banale realiteit lijkt om een eigendom te inspecteren, heeft een veel directere weerslag op bedrijfsprestaties dan zij zich voorstellen. Effectief facility management kan kwantificeerbare verbeteringen tot stand brengen binnen een groot aantal meetbare parameters.

FMIS verbetert productiviteit via centrale gegevens

Een belangrijk kenmerk van een FMIS-systeem is het geautomatiseerd verzamelen van gegevens in een centrale database. Zonder een FMIS wordt informatie gewoonlijk losjes binnen de organisatie verspreid. Dit leidt tot tegenstrijdige gegevens, onvolledige rapportage en inconsistente en inefficiënte processen.

FMIS slaat deze gegevens op en ordent ze, zodat organisaties ‘één enkele, correcte bron’ ter beschikking krijgen. FM’s krijgen inzage in de assetinventaris, het gebruik en de conditie ervan, en ze kunnen betere beslissingen nemen wat betreft het onderhoud of de vervanging van bepaalde elementen. Dankzij de software kan er ook effectievere resourceplanning en -toekenning plaatsvinden, wat meteen op het vlak van productiviteit en personeelsbestand concrete voordelen oplevert. Digitale boekingen en automatische waarschuwingen en herinneringen verminderen de werkuren voor de administratie en verbeteren de efficiëntie van de arbeiders ter plaatse.

Proactief onderhoud

De meeste onderhoudswerken zonder een effectief FMIS-systeem worden reactief uitgevoerd (stuk laten gaan). Met FMIS-software kan men daarentegen proactief onderhoud uitvoeren door het bijhouden van assets, via inspecties en zelfs via gegevens afkomstig van sensoren. Dit ondersteunt ook een effectievere communicatie tussen het facilityteam en de leveranciers van technische diensten.

De mogelijkheid die onderhoudsmedewerkers hebben om het werk aan de hand van een mobiele app onderweg te beheren, bevordert hun productiviteit aanzienlijk. Activiteiten in real time op een mobiel toestel bijhouden in plaats van ze later te registreren, levert bovendien een betere gegevenskwaliteit op.

Via BIM-integratie kunnen gedetailleerde 3D-modellen binnen FMIS worden bekeken. Dit geeft dynamische informatie bovenop het model weer. Op die manier zijn probleemzones gemakkelijk op te sporen en kan men zich richten op lokale assets en obstructies zonder dat men de zone ter plaatse moet gaan inspecteren. Problemen met systemen kunnen via gegevensanalyse en het leggen van verbanden met omgevingsfactoren in een vroeg stadium worden vastgesteld. Dit helpt om problemen snel aan te pakken, voordat ze in een sneeuwbaleffect tot buitensporige onderhoudsproblemen leiden.

Integratie van BIM met FMIS

Via BIM-integratie kunnen gedetailleerde 3D BIM-modellen binnen FMIS worden bekeken

Door reparatieoproepen en het gebruik van onderdelen bij te houden, kan men de onderhoudsintervallen optimaliseren. Naast het besparen van tijd zorgt een beter onderhoud vanzelfsprekend ook voor een langere levensduur van assets. Door kleinere reparaties uit te voeren wanneer ze nodig zijn, kan een volledige vervanging niet langer nodig zijn, en kan men de kosten gaan registreren en meten. Dit helpt om te beslissen of het meer kostenbesparend is om een asset te vervangen in plaats van het voortdurend te repareren.

Beter inzicht in de prestaties

Wanneer men één enkel platform gebruikt om meerdere gegevensstromen te beheren, ontstaan vele mogelijkheden om gegevens te analyseren. De opkomst van big data en de invoering van IoT en andere apparaten in netwerken dragen hier sterk toe bij. Live sensorgegevens uit zalen, check-ins en werkstations bieden een schat aan informatie die niet alleen kan worden gebruikt om de werkomgeving te verbeteren, maar ook om informatie te verschaffen aan de directie die beslissingen moet nemen.

Door big data in combinatie met machine learning te gebruiken, kunnen FMIS-systemen gegevens op intelligentere wijze filteren en interpreteren, om zo trends op te sporen die menselijke waarnemers waarschijnlijk niet zouden opmerken. De analyse van de gegevens van een gebouw helpt niet alleen om problemen in een vroeg stadium vast te stellen, maar kan ook toekomstig gebruik voorspellen, waardoor het gebruik van resources op voorhand geoptimaliseerd kan worden.

Het centraliseren van al deze gegevens is ongelooflijk nuttig. Momenteel gebruiken verschillende afdelingen (en zelfs mensen binnen deze afdelingen) vaak aparte gegevensbronnengebruiken, terwijl aannemers hun eigen persoonlijke dossiers bijhouden. Een goede FMIS biedt één enkele oplossing voor alle betrokken partijen die alle wijzigingen en aanpassingen bijhoudt. Dit resulteert in een gezaghebbende, betrouwbare bron van informatie die het rapportageproces drastisch eenvoudiger maakt.

Procesefficiëntie via automatisering

Een goed geïntegreerde FMIS biedt globale procesondersteuning, van serviceaanvragen tot de aanmaak van wrekbonnen, het plannen en programmeren van resources, voorraadbeheer, bijhouden van tijd en kosten, tot kwaliteitsmonitoring en rapportage van conformiteit. Het stelt u in staat om bijvoorbeeld facilityvoorraden te beheren met automatische meldingen en aankoopaanvragen, zodat er nooit te veel of te weinig voorraad voorhanden is. FMIS controleert en rapporteert ook key performance indicators (KPI’s) en naleving van Service Level Agreements (SLA’s) voor diensten die werden uitbesteed.

Dit betekent niet dat men op FMIS kan rekenen om het werk van mensen volledig in hun plaats te doen. De voordelen zullen alleen voelbaar zijn als iedereen overtuigd is van de efficiëntie die automatisering met zich meebrengt. De best practices die in de software zijn opgenomen, stellen de norm die eindgebruikers moeten aanvaarden en respecteren.

Productiviteit van de werkplek

FMIS kan ook de werkplekervaring en het behoud van werknemers verbeteren. Nu mensen zalen boeken via web, mobiele apparaten, Skype of kiosken met touchscreen, verspillen ze minder tijd om een vergaderzaal te zoeken.

FMIS en IoT

FMIS kan gegevens van sensoren integreren om de prestaties van het gebouw en de productiviteit van de werkplek te verbeteren.

Sollicitanten die een gebouw bezoeken dat zichtbaar goed georganiseerd is, ervaren het bedrijf positiever. Hierdoor zijn deze kandidaten meer geneigd om de aangeboden job te aanvaarden. Knoppen om feedback van de gebruiker te krijgen (Tevreden of niet?) zijn zichtbare manieren om aan te tonen dat de FM belangstelling heeft voor de tevredenheid van de werknemer.

Kosten

De kosten voor FMIS omvatten:

  • Licenties: aankoop/huur/Software as a Service (SaaS) – er kan een onderscheid worden gemaakt tussen ervaren gebruikers (FM-team) en andere gebruikers
  • Hardware: deze kosten kunnen via gehoste services/een cloud-oplossing (SaaS) worden vermeden
  • Projectimplementatie: configuratie, gegevens laden en opleiding

U kunt ook over budget beschikken voor het integreren van de software met systemen van andere afdelingen of enterprise ERP. Het is belangrijk om niet alleen op onmiddellijke kosten te focussen, maar om ook de kosten voor latere wijzigingen in ogenschouw te nemen. Wanneer u voor een sterk gepersonaliseerde FMIS opteert, leidt dit zonder twijfel tot zorgen over het achterhaald zijn van processen en dure upgrades. Daarom verdient het aanbeveling om te kiezen voor een standaardoplossing die u volgens uw behoeften kunt configureren. Om op toekomstige trends voorbereid te zijn, is het van vitaal belang om een FMIS te kiezen dat het Internet of Things (IoT) en Building Information Models (BIM) kan integreren.

Bepaalde elementen van de kostenberekening en het rendement van de investeringen (ROI) voor FMIS zijn niet tastbaar. Zachte kwalitatieve verbeteringen van de werkplekomgeving zoals comfort en de verbetering van faciliteiten kunnen de efficiëntie en het behoud van werknemers verbeteren, maar een onmiskenbare samenhang hiermee is moeilijk. Andere factoren zoals het verminderen van ziekte en efficiëntere onderhouds- en schoonmaakroutines zijn beter kwantificeerbaar.

Realistisch gezien dient u ROI aan uw CFO te verkopen door te focussen op besparingen op basis van gegevens. Een effectieve FMIS zal de efficiëntie van de taken van de werkkrachten verbeteren. Dit wordt tot stand gebracht door het delegeren, het verstrekken van nuttige gegevens en het versnellen van de alledaagse administratie.

Risico’s

Een FMIS betekent een fundamentele ommezwaai voor de taak van de FM en de manier waarop het personeel werkt. De juiste optie voor uw organisatie vinden zal helpen om risico’s te verminderen en een vlot verloop van de periode voor het implementeren verzekeren.

Het installeren van software heeft de reputatie om onderbrekingen te veroorzaken. Er zal onvermijdelijk wat moeten worden getest en medewerkers moeten worden opgeleid. Naast belemmeringen op korte termijn die te maken hebben met een grootschalige ontplooiing en implementatie, heeft u ook te maken met de impact op lange termijn van een systeem waarmee u niet vertrouwd bent. Het is belangrijk om een leverancier te kiezen die u tijdens dit proces kan begeleiden, om ervoor te zorgen dat de FM’s zich goed voelen bij de procesconfiguratie en gegevensanalyse in FMIS.

Gartner wijst MCS aan als representatieve FMIS/IWMS-leverancier. Neem contact met ons op voor meer informatie.