De functie van Human Resources houdt zich in de meeste organisaties traditiegetrouw bezig met personeelsbeheer, personeelswerving en -training, verloningen en bijkomende voordelen. Er werd nooit echt stilgestaan bij werkplekervaring en samenwerking. Maar hier begint verandering in te komen. Steeds meer HR-professionals worden nu betrokken bij beslissingen aangaande de fysieke en digitale werkomgeving.

De belangrijkste factoren voor deze evolutie zijn:

  • De jacht op talent – het wordt voor bedrijven steeds moeilijker om getalenteerde individuen aan te werven wiens vaardigheden zeer gegeerd zijn. Een aantrekkelijke werkplek wordt daarom een belangrijke troef om de juiste talenten aan te werven, te ondersteunen en te motiveren.
  • De veranderende aard van het werk – de opkomst van een economie op basis van kortetermijntaken uit zich in een meer projectgebaseerde samenwerking van diverse individuen. Bijgevolg wordt het werk uitgevoerd in een dynamisch ecosysteem dat zich uitstrekt tot buiten de grenzen van een juridische entiteit.
  • De veranderende verwachtingen van de werknemer – het digitale tijdperk geeft professionals de mogelijkheid om van overal te werken. Hierdoor maakt de functie van het kantoor een evolutie door. In de eerste plaats wordt het kantoor een plek om elkaar te ontmoeten, om samen te werken en om contacten te leggen. Werknemers zijn op zoek naar een aangename en stimulerende werkomgeving met goede voorzieningen, zoals die door een groeiend aantal coworkingplekken worden aangeboden.

Wie stuurt de evolutie in het nieuwe tijdperk van werkplekbeheer?

Het idee dat de facility manager optreedt als een werkplekmanager heeft de laatste jaren ingang gekregen. Maar we zien ook dat HR-functies steeds meer belangstelling tonen voor de kwaliteit van de werkplek. In een recent onderzoek onder 100 HR-managers gaf 80% van hen aan te verwachten dat HR in de toekomst meer betrokken zal zijn bij het fysieke kantoor.

De functies van FM en HR kunnen nauw samenwerken, hun unieke zienswijzen inbrengen en de nieuwste technologieën toepassen om een werkomgeving te creëren waarin mensen succes kunnen boeken en hun bijdrage kunnen leveren.

De productiviteit binnen de werkplek is laag… en werkgevers onderschatten de rol van de fysieke omgeving

Uit het onderzoek State of the Global Workplace, uitgevoerd door Gallup in 2017, blijkt dat organisaties niet snel genoeg aan nieuwe behoeften kunnen beantwoorden. Te veel werknemers zijn niet in de mogelijkheid te werken zoals ze dat zouden willen, waardoor ze aan productiviteit verliezen. Verandering is dus noodzakelijk. Onderzoek door Leesman wijst ook uit dat heel wat werkgevers de impact van de fysieke werkplek op de productiviteit onderschatten.

De gemiddelde persoon spendeert ruim 90.000 uren van zijn leven op de werkvloer, maar wordt belemmerd door de fysieke omgeving. Hoe kunt u, met deze vaststelling in het achterhoofd, uw werknemers een betere werkplekervaring bezorgen? Het gaat erom te begrijpen wat werknemers nodig hebben om hun functie uit te oefenen en hoe de werkplek hun dagelijkse activiteiten ondersteunt of belemmert. Innovatieve, IoT-gerelateerde technologieën laten toe om factoren van de werkplekervaring te monitoren en positief te beïnvloeden.

workplace experience drivers

Drijfveren voor een aangename werkplek

Laten we de 4 belangrijkste drijfveren voor de ervaring van de werknemer in de werkplek bekijken:

1. Comfort

Talloze studies hebben een verband tussen het fysieke comfort in de werkplek en de productiviteit aangetoond. Het gaat niet om een motivator, maar om een hygiënefactor. Net zoals in de behoeftepiramide van Maslow (voedsel, onderkomen, veiligheid), dienen basisbehoeften te worden vervuld alvorens er specifieke aandacht wordt besteed aan meer globale behoeften. Dit betekent dat het monitoren en aanpakken van comfortgerelateerde problemen in de werkplek, zoals luchtkwaliteit, lawaai en temperatuur, een onmiddellijk en significant positief effect kan hebben op de productiviteit.

2. Gemak

Kantoorruimtes met vaste werkplekken toegewezen per individu maken steeds meer plaats voor meer mobiele kantoorlandschappen die samenwerking bevorderen. Om hier het meeste uit te halen, hebben werknemers slimme ondersteuning nodig via verschillende touchpoints (web, smartphone, kiosk, drukknoppen, chatbot). Hiermee kunnen ze gemakkelijk teamleden vinden, een vrije ruimte reserveren, diensten aanvragen of onmiddellijk feedback verschaffen. Werknemers moeten het gevoel krijgen dat de facilitaire diensten proactief op hun behoeften kunnen inspelen of ze zelfs kunnen voorspellen.

een aantal touchpoints die de werkplekervaring verbeteren

touchscreeninterfaces die de werkplekervaring verbeteren

3. Productiviteit

Volgens een recente studie besteden 4 op 10 werknemers ruim 60 minuten per week aan het zoeken naar collega’s, vrije werkruimtes of vergaderzalen die aan hun behoeften of persoonlijke voorkeuren beantwoorden.

Door zaalreserveringen met de actuele bezetting te correleren, kan worden nagegaan wanneer men niet komt opdagen en kan de zaal vrijgegeven worden zodat tijd- en ruimteverspilling wordt tegengegaan. Slimme werkplektechnologie kan hierbij helpen door gegevens afkomstig uit sensoren die de bezetting meten in real time op interactieve vloerplannen weer te geven. Werknemers zien dan onmiddellijk op hun smartphone (of een touchscreenkiosk geplaatst in een drukbezochte ruimte) welke nabijgelegen ruimtes vrij zijn.

4. Samenwerking

Samenwerking is de echte reden waarom werknemers zich vandaag naar het kantoor begeven. Het is ook de voornaamste reden waarom HR steeds meer betrokken wordt bij het ontwerp van de werkplek. Het monitoren van ruimtegebruik en activiteiten legt de basis voor de creatie van meer effectieve ruimte-indelingen, een verbeterde planning van toekomstige bezetting en smart working.

De toekomstige werkplek en HR

Steeds meer bedrijven worstelen met de uitdagingen die gepaard gaan met een tekort aan talent. Om toptalent te kunnen aantrekken en te strikken, wordt een flexibele en een stimulerende werkplekervaring een grote meerwaarde. Een toonaangevend bedrijf gespecialiseerd in professionele dienstverlening beschouwt de werkplek bijvoorbeeld als een middel om de gemiddelde retentie met 20% te verhogen.

Binnen de meeste bedrijven is er geen vaste “werkplekmanager”. De verantwoordelijkheden rond de werkplek worden verspreid over verschillende afdelingen zoals facility management, vastgoed en IT. Maar steeds vaker richten HR-managers hun aandacht op het werkplekontwerp en de -ervaring.

MCS Solutions spitst zich toe op technologie en adviesdiensten voor de optimalisatie van de werkplek. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.