Het optimaliseren van werkplekruimte vormt een uitdaging voor de meeste bedrijven. Nieuwe manieren van werken, toenemende mobiliteit en nieuwe leasestandaarden (IFRS 16) maken het er niet gemakkelijker op.

Wereldwijd onderbenutten bedrijven gemiddeld 30 tot 40% van hun kantoorruimte tijdens een doorsnee werkdag. Het potentieel voor verbetering en kostenbesparingen is dan ook aanzienlijk. Denk maar aan huur, energie en diensten.

Hoe werkplekruimte-KPI’s monitoren en performantie benchmarken

Maar daar stopt het niet: Een vuistregel voor vastgoed suggereert dat de typische bedrijfskost per vierkante meter per jaar voor loonadministratie tien keer hoger is dan die voor huur, die op zijn beurt tien keer hoger is dan voor van energiekosten. Dat betekent dat een stijging van 1% van de personeelsproductiviteit een veel grotere financiële impact heeft dan een huurverlaging of een verhoging van de energie-efficiëntie van hetzelfde percentage. Het optimaliseren van de werkplekefficiëntie is daarom van cruciaal belang en bedrijven dienen hier een prioriteit van te maken wanneer werkplekruimte-KPI’s worden vastgelegd. Laten we dieper ingaan op best practices om hierin te slagen.

De juiste fundamenten leggen: up-to-date ruimte-inventaris

Het eerste wat u nodig heeft, is een nauwkeurige, up-to-date inventaris van al uw ruimtes. Het lijkt misschien een helse taak om dit tot een goed einde te brengen, maar dankzij de integratie met CAD-tekeningen in facilitymanagementsoftware (FMIS/IWMS) is dit veel eenvoudiger geworden. Geavanceerde ruimtebeheersoftware zet tekeningen om in ruimtelijke gegevens. Bijgevolg hebben werkplekprofessionals nu snelle toegang tot interactieve en dynamische plattegronden. Een bijkomend voordeel is dat deze plannen gemakkelijk uitgewisseld en geüpdatet kunnen worden door FM-teams, zonder tussenkomst van CAD-trainingen of licenties.

Evenzeer belangrijk is dat u ruimte vaststelt en meet volgens een ruimtestandaard, zoals de Europese norm EN 15221-6. Zonder standaardisatie is vergelijken namelijk onbetrouwbaar en benchmarken onmogelijk.

Vastleggen van werkplekruimte-KPI’s om verbeteringen te stimuleren

Vervolgens dient u KPI’s (kernprestatie-indicatoren) vast te leggen. Wanneer u op zoek gaat naar de beste KPI’s, houd uw doelstellingen en de mate van flexibiliteit van uw werplek in het achterhoofd. Traditionele ratio’s zoals bruto-/bruikbare oppervlakte, kosten/m² of m²/bureau kunnen als basismetingen dienst doen en kunnen u ondersteunen in geval van contractonderhandelingen, maar de bruikbaarheid ervan op vlak van het stimuleren van verandering is beperkt. Goedkopere ruimte blijkt uiteindelijk misschien niet gemakkelijker te vinden en meer bureaus in uw bestaande ruimte duwen zou een averechts effect op de productiviteit kunnen hebben.

De realiteit vandaag is dat bureaus niet elke dag de hele dag worden gebruikt en dat de meesten, regelmatig of bij gelegenheid, vanaf verschillende locaties werken. In dat opzicht kunnen kosten veel doeltreffender bespaard worden wanneer toegewezen werkplekken worden vervangen door een combinatie van gedeelde ruimtes die werknemers kunnen gebruiken wanneer nodig (ook wel: Activity Based Working) in plaats van wanneer specifieke bureaus in eenzelfde ruimte worden geduwd. In een flexibele omgeving is het belangrijk om de bezetting in de gaten te houden en de kost van ruimte per persoon na te gaan. Een andere belangrijke parameter om te monitoren is de werknemerstevredenheid.

Gegevens capteren en ratio’s berekenen

Als u eenmaal uw werkplekruimte-KPI’s kent, kunt u gaan uitzoeken welke gegevens u nodig heeft en hoe u die gaat capteren. Om tot de juiste inzichten te komen, zult u allicht gegevens uit verschillende bronnen moeten verzamelen en correleren:

  • Human resources (werknemersgegevens, resultaten van enquêtes)
  • Software (gebouwenprestaties, ruimtelijke gegevens, reserveringen)
  • Sensoren en mobiele apparaten (realtimegegevens over bezetting en comfort, onmiddellijke gebruikersfeedback)

Deze (grote hoeveelheid aan) gegevens bijhouden op een spreadsheet is vrijwel onmogelijk. IWMS-software toegespitst op IoT stelt u in staat om de volgende processen te automatiseren:

  • Capteren van realtimegegevens in één enkel platform
  • Berekenen van ratio’s (bijv. gemiddelde bezettingsgraad, maximale bezetting en frequentie van pieken)
  • Visualiseren op plattegronden en dashboards

Ruimtelijke performantie benchmarken en verbeteren

Om de ratio’s die door de software zijn berekend te evalueren, zijn referentiepunten nodig. Wanneer u een groot portefeuille aan gebouwen beheert, kunt u een interne benchmark uitvoeren om pijnpunten en ruimte voor verbetering vast te stellen. Of u kunt ook genieten van ons expertadvies voor het ontwikkelen van uw werkplekstrategie, het definiëren van KPI’s en het uitgaan van een meer globaal referentiekader. Denk eraan dat er geen universele oplossing bestaat en dat de doelstellingen verschillen naargelang:

  • Het werkplekconcept
  • De sector (manier van werken en mate van flexibiliteit)
  • De soorten ruimtes (bureaus of specifieke lokalen)
  • De gebouwen (nieuw of gerenoveerd)

Werkplekexperten kunnen u ook helpen bij het definiëren van een actieplan en bieden ondersteuning op het vlak van veranderingsmanagement.

MCS Solutions richt zich op expertadvies, IWMS-software en slimme technologieën om de werkplek ten gunste van de werknemer en de onderneming te optimaliseren. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.